Omundo está se tornando cada vez mais digital. E isso também afeta a forma comosua empresa gerencia seus documentos. É fundamental investir na digitalizaçãodas informações para obter ganhos de produtividade e eficiência. E o MegaGEDpode ajudá-lo nessa missão.
Asestratégias de gerenciamento de documentos oferecem estrutura e estabilidade emtodas as organizações, mas, à medida que o cenário dos escritórios progrediu emdireção ao campo digital, o gerenciamento de informações evoluiusignificativamente.
Quandoos arquivos eram gerenciados e armazenados principalmente como documentos empapel, os sistemas usados para organizar e compartilhar arquivos eramprojetados para o acesso físico. À medida que avançamos para a era digital,onde mais documentos estão em formato eletrônico, a maneira como os arquivossão gerenciados evoluiu para abranger recursos muito mais amplos e completos.
Paraconseguir levar a gestão de documentos para a era digital é fundamental contarcom uma ferramenta adequada. E certamente o MegaGED pode contribuir com esse objetivo.
O que é um softwarede gestão eletrônica de documentos?
Namaioria das empresas modernas, os arquivos não são mais armazenados no local emgabinetes de arquivos – eles são armazenados em um servidor local ou externo esão acessíveis a todos os funcionários por meio de software.
Ossoftwares de gerenciamento de documentos ajudam as empresas a organizar eacessar seus arquivos e incluem recursos como:
- Indexação de documentos
- Pesquisa de documentos
- Automação de fluxo de trabalho
- Controles de painel e personalização
- Controle de versão
- Segurança e controle de acesso
- Acesso mobile
- Serviços baseados na nuvem
Por que avançarpara a era digital?
Sesua empresa ainda abriga a maioria dos seus documentos em um formato físico,considere digitalizar seus arquivos para ganhar mais praticidade e eficiênciano seu gerenciamento.
Quandovocê optar por transferir seus arquivos físicos para um formato digital, terávárias opções:
- Torne-se totalmente digital e descartar seusarquivos físicos quando a digitalização estiver concluída
- Digitalize todos os seus arquivos e manter ascópias físicas em um local externo seguro
- Digitalize alguns dos seus arquivos, masmantê-los em um formato físico
Adireção que você toma para sua empresa depende de suas necessidades exclusivas.Cada empresa está sujeita a pressões únicas e requer uma solução personalizadapara melhor atender às necessidades de funcionários e clientes.
Independentementede qual seja a sua situação, avançar para a era digital significa uma evoluçãonos processos internos. As informações se tornam mais acessíveis e disponíveispara as pessoas autorizadas – sempre prezando pela segurança.
MegaGED: a melhormaneira de gerenciar arquivos digitais
Se você deseja implementar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos em seu negócio, você precisa conhecer o MegaGED. Essa é uma plataforma digital que reúne todos os recursos necessários para um gerenciamento eficiente das informações em formato digital.
Vejaquais são os principais recursos do MegaGED que vão ajudá-lo a entrar na eradigital:
- Armazenamento dos documentos. O principal recurso do MegaGED é o armazenamento de todas as informações na nuvem. Em vez de acumular diversas gavetas repletas de documentos ou então encher vários HDs com informações, você possui a possibilidade de guardar todos os documentos sem se preocupar com isso.
- Facilidade na busca de informações. O MegaGED garante que todos os dados necessários fiquem armazenados de forma organizada e sejam encontrados rapidamente. Basta fazer uma pesquisa usando o nome do cliente, data de emissão, entre outras classificações usadas.
- Segurança das informações. O MegaGED possui um alto nível de segurança e diminui bastante as vulnerabilidades do armazenamento físico das informações. O acesso ao sistema é controlado rigorosamente e é possível configurar níveis de acesso às informações contidas no sistema.
- Acesso remoto. Você não precisa estar presente na empresa para ter acesso aos documentos armazenados. O MegaGED permite que você tenha acesso remoto a todas as informações – podendo acessá-las de qualquer dispositivo móvel.
- Automação de tarefas manuais. O MegaGED gera um aumento da produtividade na sua empresa. As tarefas passam a levar menos tempo de execução – gerando ganhos que impactam em toda a estrutura do negócio.
Você está pronto para entrar na era digital da gestão de documentos? Então visite nossa página e conheça melhor as funcionalidades do MegaGED.
