Vocêjá conhece os benefícios de digitalizar a gestão de documentos no RH? Em meio atantas atividades críticas desenvolvidas na gestão de pessoas, gerenciar osdocumentos acaba ficando em segundo plano em muitas organizações. Mas essa éuma falha que pode comprometer a produtividade e gerar outras consequênciasnegativas.
Algumdocumento importante já foi extraviado? Ou então ocorrem situações em que vocêprecisa perder vários minutos de trabalho apenas procurando por um documentonecessário na realização de uma tarefa? A ocorrência de casos como esses podeser evitada com o uso da tecnologia para armazenar e gerenciar as informaçõesno setor de RH.
Nesteartigo entenderemos melhor quais são os benefícios que você pode obter aodigitalizar a gestão de documentos no RH.
Principais ganhosem digitalizar a gestão de documentos no RH
Asorganizações que utilizam uma soluçãodigital para fazer a gestão dos documentos no RH têm muito a ganhar.Veja como isso acontece na prática:
1. Fácil deimplementar e gerenciar
Comuma solução digital para a gestão de documentos no RH o processo se torna bemsimples: documentos em papel são gerados ou chegam ao departamento e sãodigitalizados no sistema. Cada documento digitalizado é indexado e anexado a umregistro digital – que pode ser acessado por meio de qualquer dispositivomóvel.
2. Maiorprodutividade
Comuma solução digital, você pode reduzir o tempo para acessar arquivossimplesmente digitando um termo de pesquisa. Cada documento que é convertido emformato eletrônico recebe um identificador exclusivo e pode ser pesquisadoatravés de vários termos de pesquisa.
Gerentes,administradores e outros usuários finais podem pesquisar usando diferentescritérios de pesquisa – como nome do funcionário, datas, currículos, entreoutros – e recuperar esses arquivos em apenas alguns segundos, deixando maistempo para gastar em outras atividades.
3. Redução do errohumano
Errossão inevitáveis ao lidar com grandes quantidades de documentos em papel. Umexcesso de papel causa confusão e aumenta a ocorrência de arquivos perdidos ouextraviados. Porém, um sistema de gerenciamento de documentos ajuda a reduzirerros e permite a automação do fluxo de trabalho.
4. Redução decustos
Aodigitalizar a gestão de documentos no RH é possível reduzir custos de váriasformas diferentes:
- Reduzir o custo do espaço físico dearmazenamento
- Reduzir o custo com papel e impressão
- Reduzir a necessidade de pessoal adicional com aredução do tempo gasto no gerenciamento dos documentos
5. Melhoria dorelacionamento dos funcionários
Aconversão de documentos em papel em formulários eletrônicos oferece aosadministradores de RH mais tempo para se envolver em atividades de valoragregado, porque pesquisam e recuperam documentos mais rapidamente e gastammenos tempo inserindo manualmente os dados. Isso, por sua vez, aumenta asatisfação dos funcionários, pois permite que eles sejam maisprodutivos e tenham as informações necessárias sempre em mãos.
6. Aumento dasegurança
Umsistema digital pode mostrar a data, hora e nome de usuário para cada atividadeque ocorre. Isso permite que os administradores monitorem a atividade deregistro e garantam segurança econformidade. Com isso, é possível reforçar a segurança e prevenirfraudes.
7. Integração comoutros sistemas
Umasolução digital para a gestão de documentos no RH pode fazer a integração deinformações com outros sistemas. Com isso, os funcionários ganham ainda mais emprodutividade e a organização consegue organizar seus fluxos internos com maiseficiência.
8. Redução do riscode danos e perdas
Armazenardocumentos em papel no local pode ser um negócio arriscado. Os documentos podemser destruídos por incêndio, enchente e desastres naturais, como tempestadesseveras. Para evitar todas essas situações imprevistas, é mais seguro mantertodas informações armazenadas na nuvem.
9. Colaboração daequipe
Comas informações todas organizadas em um único ambiente, toda a equipe do RH podetrabalhar em colaboração sem preocupações com informações desatualizadas oudados que estão perdidos pelo escritório. Dessa forma, todos se beneficiam emsuas atividades do dia a dia.
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