ACarteira de Trabalho Digital é uma possibilidade que existe desde 2017. Porém,foi somente em setembro de 2019 que ela passou a substituir o documento físico– por conta das medidas que estão previstas na Lei da Liberdade Econômica.
Naprática, isso significa que as empresas passam as fazer todos os registrosrelacionados aos seus empregados em formato digital, sem a necessidade dedocumento em papel. Isso inclui o registro de novos funcionários, férias eoutros benefícios.
Querentender melhor o funcionamento da nova Carteira de Trabalho Digital? Entãoconfira logo a seguir.
Migração dacarteira de trabalho para o formato digital
Asubstituição do documento físico pela Carteira de Trabalho Digital estáprevista na Lei da Liberdade Econômica, que altera a Consolidação das Leis deTrabalho:
Art. 14. A CTPS seráemitida pelo Ministério da Economia preferencialmente em meio eletrônico.
Parágrafo único. Excepcionalmente, a CTPS poderá seremitida em meio físico, desde que:
I – nas unidades descentralizadas do Ministério da Economiaque forem habilitadas para a emissão;
II – mediante convênio, por órgãos federais, estaduais emunicipais da administração direta ou indireta;
III – mediante convênio com serviços notariais e deregistro, sem custos para a administração, garantidas as condições de segurançadas informações.” (NR)
Art. 15. Osprocedimentos para emissão da CTPS ao interessado serão estabelecidos peloMinistério da Economia em regulamento próprio, privilegiada a emissão emformato eletrônico.
Integração daCarteira de Trabalho Digital com o eSocial
Umaótima novidade para os empregadores é que a Carteira de Trabalho Digital deseus funcionários passa a ser atualizada conforme os dados inseridos noeSocial. Ou seja, não existe um procedimento de “anotação” nessedocumento digital. Todos os dados apresentados são aqueles informados aoeSocial, o que facilita os processos nas empresas e reduz drasticamente aburocracia.
Portanto,os empregadores já obrigados ao eSocial devem continuar a enviar os dados dosseus trabalhadores – não apenas referentes à admissão, mas todos os dados jásolicitados. Com base nessas informações, as Carteiras de Trabalho Digital dosfuncionários serão automaticamente atualizadas e ficam disponíveis para otrabalhador por meio do aplicativo ou da página web.
Benefícios da novaCarteira de Trabalho Digital
Com asubstituição dos documentos em papel pela Carteira de Trabalho Digital, tantoos empregadores quanto os empregados saem ganhando. Trata-se de um mecanismopara simplificar o gerenciamento dessa relação de trabalho e o acesso àsinformações.
Parao funcionário, torna-se mais fácil o processo de criação da sua carteira detrabalho. Além disso, todas as informações que devem ser de seu conhecimentoficam facilmente acessíveis por meio de um aplicativo ou página da web.
Jápara o empregador, o processo se torna menos burocrático e ganha em agilidade.Em vez de fazer anotações manualmente, todas as informações serão importadas doeSocial – diminuindo também as chances de falhas por erro no preenchimento.
A tendência dadigitalização nas empresas
Acriação da nova Carteira de Trabalho Digital é apenas um reflexo de um grandemovimento de digitalização dos documentos que existe nas organizaçõesbrasileiras. Com a evolução da tecnologia, tornou-se possível eliminar aspilhas de papel e substituí-las por arquivos digitais organizados com maiseficiência em plataformas online.
Essaé uma tendência que vem sendo adotada pelo Poder Público com a criação do SPEDe a migração de diversas obrigações para o formato digital – incluindo aemissão de notas fiscais, entregas de declarações contábeis e a escrituraçãocontábil e fiscal.
Porém,também é uma tendência que afeta outras áreas do negócio. Grande parte dosdocumentos de uma empresa podem ser migrados para o formato eletrônico:documentos de circulação interna, contratos, informações contábeis, cadastrosde clientes, entre vários outros.
Comisso, torna-se mais fácil e seguro gerenciar todas essas informações. Ao usaruma plataforma digital de armazenamento de documentos, todas as informaçõesficam centralizadas em uma única plataforma que pode ser acessada de qualquerlugar pelas pessoas autorizadas.
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