Você já considerou usar um sistema de gestão dedocumentos no home office? O número de profissionais que atuam de forma remotaestá aumentando no Brasil. Tanto profissionais autônomos quanto empresas semuma sede física ganham popularidade por conta das inovações tecnológicas queviabilizam esses modelos de negócio.
Essa é uma forte tendência que deve continuarcrescendo nos próximos anos. Porém, toda essa mudança nos processos pode causaralgumas pequenas dificuldades no dia a dia – incluindo a gestão adequada dosdocumentos.
Neste artigo vamos entender por que você deveriausar um sistema de gestão de documentos no home office. Confira.
Anecessidade de um sistema eficiente de gerenciamento de documentos domésticos
Mesmo a menor startup doméstica requer umsistema de gestão de documentos no home office para ajudar a gerenciar eacompanhar os recibos, informações fiscais, materiais de marketing, despesascomerciais e muito mais.
Se sua empresa é pequena, esses documentos podemser gerenciados de maneira eficaz com um sistema em papel. Mas, à medida queuma empresa ganha força e começa a crescer, pode chegar o momento em que umsistema baseado em papel se torna extremamente difícil de gerenciaradequadamente.
A necessidade de encontrar espaço de armazenamento adicional para toda a documentação extra pode representar um grande problema para muitos negócios. A falta de organização resultante de uma quantidade crescente de papel pode prejudicar a produtividade e a eficiência operacional, o que acabará afetando negativamente os resultados.
E é justamente por isso que você precisa começara pensar em um sistema de gestão de documentos no home office.
Sistemade gestão de documentos no home office: uma solução econômica
Muito provavelmente, você já está usando umcomputador em meio às suas atividades comerciais, mesmo que seja apenas paragerenciar o site da sua empresa ou publicar nas mídias sociais. Afinal, estamosvivendo em um mundo altamente conectado e todos os modelos de negócio podem sebeneficiar da tecnologia.
Porém, é possível extrair ainda mais dos dispositivos digitais com um sistema de gestão de documentos no home office. Trata-se de uma ferramenta de negócios altamente valiosa para que você consiga gerenciar com mais praticidade todos os documentos – sejam documentos operacionais, financeiros, contábeis, de clientes, entre outros.
Benefíciosde um sistema de gestão de documentos no home office
Um sistema de gestão de documentos no homeoffice pode ser vantajoso para seus negócios de várias maneiras:
- Não há necessidade de armazenar arquivos em papel. Se você é como muitos empreendedores domésticos,provavelmente possui um espaço extremamente limitado para operar seus negócios.Um sistema de gestão de documentos no home office evita a necessidade detransformar sua garagem ou quarto de hóspedes em um local de armazenamento dedocumentos.
- Pesquisas de documentos mais rápidas e fáceis. Revirar as caixas de arquivos em papel para encontrar odocumento necessário leva tempo. Os melhores sistema de gestão de documentos nohome office incluem ferramentas de pesquisa que ajudam a localizar e recuperardocumentos rapidamente por critérios como palavra-chave, nome do arquivo oudata do arquivo. Isso evita que você perca tempo produtivo e permite fornecerum melhor serviço aos seus clientes.
- Uma imagem profissional. Um dos maiores desafios que os proprietários de empresas domésticasenfrentam é transmitir uma aparência profissional aos clientes. Em vez deenviar um documento por correio, você pode usar um software de gerenciamento dedocumentos para digitalizá-lo e enviá-lo por anexo de e-mail. Além deeconomizar tempo, isso também adiciona um toque de profissionalismo que causaráuma impressão favorável em seus clientes.
- Custos comerciais reduzidos. Minimizar as despesas é um dos objetivos de qualqueratividade comercial, não é? Ao reduzir ou eliminar os custos de papel,impressão, armazenamento e transporte, um sistema de gestão de documentos nohome office pode ter um impacto positivo no que mais importa: seus resultados.
Você já conhecia os benefícios de usar um sistema de gestão de documentos no home office? Está pronto para dar esse passo no seu negócio? Então conheça o MegaGED – o software de gestão documental com melhor custo-benefício do Brasil.
