O seu escritório de contabilidade valoriza a gestão de documentos como deveria? Em meio a tantas atividades executadas simultaneamente, muitos gestores não encontram o tempo necessário para reformular processos internos que poderiam gerar grandes benefícios para a empresa.
A contabilidade passou por um marcante processo de modernização nos últimos anos – incorporando várias ferramentas digitais e novos processos internos para aumentar a produtividade. Apenas as empresas que acompanham essas transformações conseguem se manter competitivas.
Será que o seu escritório de contabilidade está atualizado em relação às novas tendências? Entenda ao longo deste artigo como a gestão de documentos pode se transformar em um grande diferencial
competitivo.
A importância da modernização da contabilidade
Você recorda como eram as rotinas internas de um escritório de contabilidade apenas 10 anos atrás? Apesar da utilização de computadores e planilhas para agilizar processos, grande parte das atividades eram feitas de forma manual – necessitando de muitas horas de trabalho dos funcionários.
Se você voltar a esse mesmo escritório de contabilidade, certamente a sua estrutura será muito diferente. Existem ferramentas que permitem a automação de processos manuais, facilitam a troca de informações,
agilizam a comunicação, melhoram o relacionamento com o cliente, entre vários outros benefícios.
Muito além de gerar ganhos internos, toda essa modernização da contabilidade permitiu que fosse possível ampliar o escopo de serviços entregues ao consumidor. Com mais tempo disponível, o escritório
de contabilidade pode ter um papel cada vez mais estratégico para seus clientes.
De forma geral, todas essas mudanças foram muito positivas para os escritórios de contabilidade, certo? O grande problema surge apenas para as organizações que não conseguem acompanhar as novas tendências
e ficam presas às rotinas que estão se tornando ultrapassadas.
Como se diferenciar no mundo digital?
Essa onda de mudanças afeta todos os escritórios de contabilidade, mas a forma como os gestores conseguem aproveitar as novas oportunidades faz toda a diferença. Enquanto uma empresa explora todas as ferramentas digitais para atrair novos clientes, outras empresas ainda estão presas aos anúncios feitos no jornal local.
Da mesma forma como acontece com as ações de marketing, grande parte dos processos internos podem ser revistos – incluindo tanto as atividades operacionais quanto as atividades administrativas. O grande segredo para se diferenciar no mundo digital está em compreender a amplitude das mudanças ocorridas nos últimos anos. Cada pequena vantagem conquistada pode se transformar em um grande diferencial em um mercado tão acirrado.
As possibilidades são muito variadas e estão acessíveis para todos: plataformas de automação contábil, ferramentas de relacionamento com o cliente, soluções para a gestão da equipe, integração de informações, gestão de documentos de forma digital, entre muitas outras.
Gestão de documentos: um diferencial para a contabilidade
Imagine um escritório de contabilidade que armazena todos os seus documentos em mídia física, acumulando uma infinidade de documentos em armários e gavetas. Para essa empresa, encontrar qualquer documento pode se tornar um grande desafio e tomar um tempo precioso.
Já um outro escritório de contabilidade que modernizou a gestão de documentos consegue armazenar e gerenciar todas essas informações de forma digital. Em poucos cliques, todos os documentos necessários
podem ser encontrados.
Não é muito difícil identificar qual desses escritórios de contabilidade consegue obter o melhor desempenho operacional, não é? Em meio às mudanças causadas pela modernização da contabilidade estão as possibilidades de otimizar a gestão de documentos.
Mas você sabe quais são os diferenciais que o seu escritório de contabilidade pode explorar com a otimização da gestão de documentos?
Confira os principais deles:
• Aumento da produtividade. Uma gestão de documentos moderna permite que o armazenamento e a localização dos documentos seja feita de forma muito prática – garantindo um aumento da produtividade dos funcionários.
• Redução de custos. É possível reduzir drasticamente os custos com armazenamento de mídias físicas e ainda poupar recursos com a impressão.
• Segurança da informação. Você já extraviou um documento? Ou então teve que lidar com perdas causadas por acidentes? As informações armazenadas digitalmente ficam mais seguras contra essas situações.
• Satisfação do cliente. Com a otimização da gestão de documentos também aumenta a qualidade do atendimento aos clientes – gerando mais satisfação em relação à sua empresa.
• Crescimento dos resultados. Como consequência de todos esses diferenciais, o seu escritório pode maximizar os resultados financeiros conquistados apenas com a gestão de documentos.
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