Vocêsabe quais são os documentos necessários para um condomínio? Além de cuidar dediversas tarefas com impacto prático, o síndico também precisa gerenciar toda adocumentação que passa pelo seu condomínio.
Essesdocumentos são fundamentais para cumprir todas as obrigações legais de umcondomínio – evitando complicações como multas ou juros. Mais do que isso, umaboa gestão desses documentos ainda pode garantir mais produtividade eeficiência para o síndico.
Mas,afinal, quais são os documentos necessários para um condomínio? Descubra aolongo deste artigo.
Principaisdocumentos necessários para um condomínio
Osdocumentos necessários para um condomínio incluem tanto aqueles relacionados àsobrigações legais quanto aqueles fundamentais para o gerenciamento efetivo dasatividades. Logo a seguir veremos quais são eles:
- Convenção do condomínio
- Regulamento interno
- Inscrição do edifício na Receita Federal com ocartão do CNPJ atualizado
- Livro de atas e livro de presença nas assembleias
- Todas as plantas do edifício
- Cadastro atualizado dos moradores
- Apólice de seguro de incêndio ou outro sinistroque cause destruição (obrigatório) e outros opcionais
- Relatórios de receitas e despesas dos últimoscinco anos
- Apuração das contas da administração anterior
- Todos os contratos de serviços de terceirizaçãoou manutenção (portaria e limpeza, administradora, elevadores, bombas,piscinas, entre outros)
- RIA – Relatório de Inspeção Anual dosElevadores, que é um documento expedido pela empresa conservadora dosequipamentos no condomínio
- Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB),que deve ser realizado a cada três anos para edifícios residenciais e a cadadois para locais de reunião pública
- Certificado de limpeza dos reservatórios e dededetização – que são procedimentos que devem ser feitos a cada seis meses
Alémdesses documentos, ainda existem alguns outros fornecidos pela construtora ouincorporadora do edifício – como manual do proprietário, auto de conclusão,alvará de aprovação e execução de edificação, alvará de instalação deelevadores e alvará de funcionamento de elevadores.
Quandoforem adquiridos novos equipamentos, também é necessário que o síndico guardeas notas fiscais, manuais de uso e certificados de garantia.
Como gerenciar osdocumentos do condomínio?
Sãomuitos os documentos necessários para um condomínio, não é? Em meio a tantospapéis importantes, muitos síndicos ficam perdidos para realizar essa gestão –tanto para manter a segurança no armazenamento quanto para localizar osdocumentos quando é necessário.
Paraajudá-lo a gerenciar os documentos necessários para um condomínio, separamosalgumas dicas pontuais:
- Separe os documentos por categorias. Emmeio a tantos documentos, pode ficar mais fácil gerenciá-los ao adotar umaclassificação por categorias – separando os documentos financeiros,relacionados aos moradores ou à constituição do condomínio, por exemplo.
- Faça o armazenamento em um local seguro. Umsíndico deseja evitar a todo custo problemas relacionados ao extravio dedocumentos, não é? Para isso, é importante definir um local seguro para queesses documentos fiquem guardados.
- Conheça o tempo de guarda dos documentos.Existem alguns documentos que devem ser guardados para sempre, mas outros podemser descartados depois de um certo tempo. É importante conhecer esse tempo deguarda para que você possa descartar os documentos quando eles não são maisnecessários.
- Utilize a tecnologia. Hoje em dia existemsoluções digitais que permitem a digitalização dos documentos para facilitar oseu gerenciamento. Isso pode ser feito em uma plataforma online que centralizatodos os documentos – mantendo essas informações em um ambiente seguro.
MegaGED: a soluçãoideal para o seu condomínio
Agoraque você já conhece os documentos necessários para um condomínio, pode começara procurar a melhor forma de gerenciá-los. E o MegaGED é um software de gestãoeletrônica de documentos que pode ajudá-lo.
Com oMegaGED é muito fácil manter seus documentos armazenados em um ambiente digital– aumentando a segurança e facilitando a busca de informações. Tudo que vocêprecisa em um único lugar.
Você já conhecia os documentos necessários para um condomínio? Quer conhecer melhor os recursos do MegaGED? Então visite a nossa página.
