Eliminar a papelada do escritório está entre os principais objetivos de qualquer profissional que busca melhorar a gestão administrativa de seu negócio. Os documentos começam a se acumular pelas gavetas e armários e – em pouco tempo – ninguém mais consegue encontrar as informações necessárias sem perder vários minutos.
Em longo prazo, o tempo desperdiçado para gerenciar uma montanha de papéis desordenados é muito grande – afetando a produtividade de toda a organização. Porém, as novas tecnologias facilitam o gerenciamento dos documentos e permitem que você consiga eliminar a papelada com praticidade!
Neste artigo vamos compreender como você pode eliminar a papelada e simplificar a gestão administrativa. Confira.
Faça um plano para eliminar a papelada!
Provavelmente, a maioria (ou todos) os documentos de papel que você usa atualmente pode ser criada e armazenada digitalmente. Por isso, o primeiro passo para eliminar a papelada é simplesmente reconhecer que isso é necessário e criar um bom planejamento.
Para isso, você pode avaliar quais documentos podem ser descartados, quais podem ser migrados para o formato digital e quais devem permanecer armazenados em papel – que será o menor volume possível.
Quando você identificar quais registros precisam permanecer em papel, faça um plano para converter todo o resto em digital. Você precisará digitalizar documentos existentes e descartar as cópias em papel corretamente. Após isso, basta mudar os fluxos internos de processos e instruir toda a equipe para esse novo mundo sem papel.
O que é um sistema de gerenciamento de documentos?
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é um sistema para armazenar e rastrear documentos. Ele se originou como uma maneira de converter documentos em papel em documentos digitais. Mas é muito mais do que isso hoje.
Um sistema de gerenciamento de documentos é uma maneira de automatizar processos manuais. E isso faz com que seja uma parte essencial de uma transformação digital para qualquer organização.
Você pode trocar seus armários e gavetas repletos de documentos por um sistema digital que centraliza todas informações e facilita o acesso às pessoas autorizadas. Trata-se da melhor forma de eliminar a papelada e simplificar a gestão administrativa.
Mas como funciona um sistema de gerenciamento de documentos?
De forma bem resumida, um sistema de gerenciamento de documentos executa três funções básicas: captura, armazena e distribui documentos.
1. Captura de documentos
A captura de documentos é a capacidade de salvar documentos para que você possa encontrá-los mais tarde – seja com o recebimento de um documento por e-mail, criação interna, digitalização de um documento de papel, ou qualquer outra fonte.
2. Armazenamento central de documentos
Os sistemas de gerenciamento de documentos precisam ter armazenamento central de documentos. Isso é crucial para gerenciar e reter documentos provenientes de todo o lugar.
Dessa forma, todos os funcionários têm a capacidade de acessar documentos onde quer que estejam e encontrá-los com facilidade. Além disso, todas informações ficam em um ambiente seguro contra ameaças externas.
3. Recuperação e distribuição de documentos
Os sistemas de gerenciamento de documentos precisam incluir recuperação e distribuição de documentos. Isso é importante para garantir que você possa utilizar e compartilhar seus documentos.
Essa recuperação de documentos precisa ser rápida e fácil. Caso contrário, é inútil. Quando um cliente liga com uma pergunta em uma fatura para um atendente, esse profissional precisa poder recuperar a fatura em um piscar de olhos.
Os sistemas de gerenciamento de documentos oferecem os recursos de pesquisa para recuperar um documento em qualquer pesquisa por palavra-chave. Portanto, com um sistema de gerenciamento de documentos, os representantes de atendimento ao cliente podem responder a perguntas em segundos e fazer os clientes felizes.Você já sabia como um sistema digital pode ajudá-lo a eliminar a papelada e simplificar a gestão administrativa da sua empresa? Está preparado para modernizar esse processo? Então conheça o MegaGED – o software de gestão de documentos com melhor custo-benefício do Brasil
