Quando falamos em gerenciamento de informação ou gerenciamento de documentos, aparecem também outros termos, como o Enterprise Content Management, ou seja, o ECM. Mas, afinal, o é ECM?
A sigla traz o conceito do gerenciamento do conteúdo de uma empresa como um todo – mais amplo que especificamente o GED, que trata exclusivamente da digitalização de documentos. Ou seja, no ECM, tratamos de uma forma mais abrangente de todo o material que antes ficava disperso em uma empresa (computadores, gavetas, livros etc). Para termos um conceito mais específico, podemos tratar o ECM como um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas para capturar, gerir, armazenar e preservar os conteúdos corporativos. Esse é o conceito defendido pela Associação da indústria de ECM, a AIIM (Association for Information and Image Management), que criou a sigla em 2000.
Segundo Tony Byrne, um dos mais antigos analistas do mercado de ECM e presidente do The Real Story Group, ECM envolve categorias muito específicas, como a Gestão Documental, Arquitetura da Informação, Web Content Management, Digital Asset Management, e-Discovery, BPM. “Como uma questão prática, a gestão de conteúdo significa, antes de tudo, inventariar e priorizar o armazenamento do conteúdo existente, antes de escolher tecnologias”, aconselha.
Para definir melhor o seu conceito, alguns pesquisadores sugerem comparar o uso do ECM com lavar roupas: é preciso ter cuidado com os documentos como se fossem suas roupas, tomando os cuidados necessários para não misturar as cores, as peças e os tecidos diferentes, e nem misturar produtos de composição química forte para não estragar as outras peças. O ECM é organizado dessa forma: as informações precisam ser tratadas separadamente, por grupos, com a escolha certa e as ferramentas adequadas para cada uso.
Quando falamos em gerenciar conteúdo corporativo, isso significa não só que se irá reduzir ou eliminar as velhas complicações baseadas em papéis. O ECM dá o controle e gerenciamento de informações durante o ciclo de vida e melhora a produtividade da organização. É possível reduzir riscos e controlar os custos de manter volumes de conteúdo gigantescos. As ferramentas de ECM, além de habilitarem a automatização de processos, trazem a integração com a aplicação de negócios. Os gestores podem decidir como o workflow será organizado, definir a construção do fluxo de documentos, regras associadas ao documentos etc.
Veja abaixo alguns pontos que são importantes para o ECM:
Reconhecimento ótico de caracteres (OCR)
Com o OCR, integrado ao ECM é possível extrair campos de dados e acelerar a indexação de dados no sistema, evitando erros e agilizando operações.
Assinatura Digital
É possível proteger a integridade do conteúdo implementando a assinatura digital ao arquivo. Isso garante a validade legal dos documentos, seguindo as regras de certificação digital no Brasil.
Viewer
Você consegue editar formulários para atender suas necessidades de maneira mais ágil e sem depender de programação: visualizar documentos sem download, qualidade de imagem visualizada, suporte para streaming, etc.
Versionamento
O versionamento registra as modificações feitas em um documento, identifica quem modificou e o horário das alterações.
Apesar de uma diferença no conceito, não há uma regulamentação que defina exatamente o que é GED ou ECM. Alguns tratam o ECM como a evolução do GED. Por isso é comum que projetos que iniciem com GED como foco inicial acabem atendendo as necessidades voltadas ao ECM, ou vice-versa. Também por isso algumas definições trazem os dois conceitos como sendo a mesma coisa.
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