Você já refletiu sobre a importância dos documentos para uma gestão administrativa eficiente? Grande parte dos processos de qualquer empresa dependem de uma troca de informações realizada por meio dessa documentação: operações comerciais, contratos, comunicação interna, contabilidade, entre outros.
Porém, organizar os documentos e criar uma gestão administrativa eficaz pode parecer uma tarefa monumental, e as empresas geralmente não sabem por onde começar. O primeiro passo está justamente em reconhecer a importância que um fluxo de documentos eficiente pode ter.
Neste artigo vamos compreender melhor por que razões os documentos são tão importantes para a gestão administrativa. Confira.
Por que a documentação é tão importante?
Você provavelmente está se perguntando exatamente por que precisa dar uma atenção especial para documentação da sua organização. A maioria das empresas se orgulha do fato de que sua equipe sabe como fazer seu trabalho e parece desanimada com o tedioso processo de registrar tudo.
Embora você esteja certo ao dizer que sua equipe sabe como executar suas tarefas, não use isso como desculpa para desvalorizar a documentação. Os documentos que circulam por uma empresa podem ser considerados o alicerce das suas operações e são fundamentais na gestão administrativa.
Veja os principais benefícios de manter controle sobre os documentos de uma empresa:
1. Impedir perda de dados
As informações que não foram armazenadas em um local seguro podem ser perdidas para sempre, não é? E é nos documentos que a maior parte das informações de qualquer organização está armazenada. Ou seja, toda a história de uma empresa está na sua documentação – e é preciso cuidar disso para evitar a perda de dados.
2. Cumprimento das obrigações legais
Os documentos também são importantes por razões legais. Afinal, vários documentos precisam ser armazenados por obrigações contábeis, tributárias ou fiscais.
Um sistema de arquivamento eficaz dos documentos garantirá que as agendas de retenção específicas da empresa sejam cumpridas, independentemente do conhecimento de cada funcionário sobre essas agendas.
3. Aumento da segurança
A segurança das informações de uma empresa também é uma das preocupações da gestão administrativa, certo? E os documentos são uma peça fundamental nesta equação.
O arquivamento correto dos documentos também é importante por motivos de segurança, especialmente no momento em que ataques cibernéticos e violações de dados estão se tornando mais frequentes.
Ao arquivar documentos com segurança, as empresas podem acompanhar as informações e aumentar a proteção de terceiros não autorizados. Até as empresas mais cautelosas agora são alvo de hackers muito hábeis.
4. Produtividade interna
Quando feito corretamente, o arquivamento de documentos empresariais facilita todo o gerenciamento das informações internas necessárias para o desenvolvimento das atividades da empresa. Em vez de perder tempo gerenciando ou procurando por documentos, os funcionários conseguem acessar as informações com praticidade – ganhando um tempo precioso que gera um aumento da produtividade.
Como otimizar a gestão administrativa?
Atualmente, todas empresas que lidam com qualquer forma de papelada precisam de um sistema para gerenciá-la com eficiência. Não há mais espaço para perder tempo revirando caixas ou gavetas repletas de papéis. No cenário atual de negócios, você precisa de uma solução digital.
Ou seja, a melhor forma de otimizar a gestão administrativa é utilizar uma plataforma digital de gestão documental. Dessa forma, todos os documentos ficam organizados em uma única plataforma – podendo ser acessadas pelos profissionais com mais agilidade.
Quando isso é colocado em prática, diversos formatos de documentos podem ser gerenciados com qualidade:
- Finanças e administração: para manter o processo orçamentário sempre atualizado, é preciso que as informações sejam extraídas dos documentos em tempo real.
- Fornecimento e logística: as informações desses documentos garantem que o gerenciamento de estoque esteja no ponto com os materiais recebidos nas quantidades certas, nos momentos certos.
- Conformidade e política: ajuda uma organização a cumprir os regulamentos do setor e do governo. Uma empresa pode se preparar melhor para uma auditoria quando necessário.
- Marketing e vendas: permite que esses departamentos acessem documentos importantes para executar e automatizar as campanhas certas.
- Recursos humanos: em vez de armazenar dados de funcionários em um arquivo do Excel, um sistema de gerenciamento de documentos permite ao departamento de RH mantê-los em um repositório digital.
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