O processo de gestão de documentos na contabilidade online é um grande diferencial para o sucesso desse modelo de negócio. Com a migração dos processos e documentos para o mundo digital, é preciso saber como lidar com a realidade da contabilidade sem papel.
A principal forma utilizada para otimizar a gestão de documentos na contabilidade online é um software de gestão documental. Dessa forma, todos os documentos ficam armazenados em um ambiente seguro e facilmente acessíveis para as pessoas autorizadas.
Assim, os clientes passam a ter acesso às declarações fiscais, demonstrações financeiras e diversas outras informações atualizadas em tempo real. Trata-se de uma forma de facilitar a comunicação e entregar uma experiência ainda mais completa.
Sem um sistema de gerenciamento de documentos, os arquivos são duplicados, perdidos e excluídos sem controle. Por outro lado, uma solução digital pode ajudá-lo a ter organização e consistência sobre como os documentos eletrônicos são tratados.
Quer entender melhor a importância da gestão de documentos na contabilidade? Então confira neste artigo.
Benefícios da gestão de documentos na contabilidade online
Uma boa gestão de documentos na contabilidade online gera diversos benefícios para um escritório contábil. Veja quais são os principais deles:
Trabalhe em qualquer lugar
Com um bom sistema de gestão de documentos na contabilidade online, é possível armazenar com segurança os arquivos e documentos online. Assim, você e sua equipe podem ser produtivos no escritório, no escritório do cliente ou mesmo em casa.
Seus clientes querem uma experiência completa
Os clientes querem reduzir a quantidade de papelada que precisam arquivar. Eles gostam de ter acesso instantâneo e a qualquer momento a declarações fiscais e demonstrações financeiras de qualquer local. Depois de verem como é rápido e fácil visualizar as informações em formato digital, nunca mais pedirão pela volta dos documentos em papel.
Vivemos em um mundo que caminha, cada vez mais, para o digital. Portanto, a contabilidade também precisa se adaptar a essa tendência. Certamente os clientes terão uma experiência mais completa ao ter contato com uma contabilidade online eficiente.
Facilidade no gerenciamento dos documentos
Ao buscar uma solução digital especializada na gestão de documentos na contabilidade online, você tem acesso a uma interface intuitiva e de fácil uso. Não há necessidade de instalar hardwares ou softwares. Basta começar a utilizá-lo e implementar uma cultura digital no seu negócio.
Economia de tempo
Ao utilizar um sistema digital, você facilita a localização de documentos em toda a organização. Sua equipe pode encontrar arquivos instantaneamente com uma rápida pesquisa por palavra-chave. Assim, é possível impulsionar a produtividade de todos.
Segurança das informações
Um dos maiores problemas do armazenamento das informações em papel é a falta de segurança. Por outro lado, a contabilidade online pode ajudá-lo a contornar essas complicações – limitando o acesso apenas a pessoas autorizadas e mantendo todos documentos em um ambiente criptografado.
Tranquilidade na gestão do negócio
Outro ponto muito positivo da gestão de documentos na contabilidade online é a tranquilidade que os gestores obtêm. Todas informações importantes são armazenadas online com segurança. Por isso, o seu negócio é capaz de funcionar mesmo quando situações imprevistas acontecem – como um incêndio ou inundação.
Documentos sempre organizados
Esqueça os velhos problemas de documentos extraviados ou horas pedidas apenas buscando uma informação nas inúmeras gavetas. Com uma boa gestão de documentos na contabilidade online você pode compartilhar um documento com um usuário específico, todos os membros da sua empresa ou publicamente para todos os usuários. Você também pode organizar pastas em subpastas ilimitadas.
Dessa maneira, os documentos ficam sempre organizados – facilitando a experiência de toda a equipe e também dos clientes do seu escritório.
Você já conhecia a importância da gestão de documentos na contabilidade online? O MegaGED é um software de gestão de documentos com o melhor custo-benefício do Brasil. Visite nossa página e descubra como podemos ajudá-lo!
