Garantir que seu escritório mantenha o compliance na contabilidade é uma tarefa complexa e que demanda esforços. Porém, é absolutamente fundamental para o bom funcionamento do seu negócio.
Ter que responder às leis, regulamentos e governança organizacional, ao mesmo tempo em que mantém sua atividade comercial, documentos e dados totalmente seguros, significa dedicar o tempo necessário para garantir que você está fazendo tudo certo.
Mas o que exatamente é compliance? Trata-se de um termo bastante amplo, cobrindo toda uma gama de leis e regulamentos externos, bem como processos internos, governança organizacional e requisitos de segurança. Portanto, isso significa que descobrir exatamente como estar em conformidade pode ser confuso.
Estar em compliance na contabilidade significa obedecer a todas as leis e regulamentos em vigor para garantir que você cumpra com suas responsabilidades perante os órgãos legais. Isso pode incluir tanto suas próprias obrigações quanto a de seus clientes.
Para ajudá-lo nesta missão, vamos abordar 5 dicas para garantir o compliance na contabilidade. Confira!
Como garantir o compliance na contabilidade?
1. Avalie os riscos
É seu dever como empresa identificar os riscos que você pode enfrentar quando se trata de cumprir a regulamentação. Afinal, são inúmeras as obrigações contábeis, fiscais e tributárias que as organizações brasileiras precisam seguir.
Identificar os riscos que sua empresa pode enfrentar quando se trata de conformidade, implementar medidas preventivas e monitorá-las pode, portanto, ser um primeiro estágio importante para garantir que sua empresa corra menos riscos.
2. Realize auditorias regulares
Verificar regularmente suas contas, documentos e dados pode ajudar a manter seus arquivos de negócios totalmente compatíveis. Manter o controle do histórico de um arquivo significa garantir que todas as alterações sejam registradas, bem como quem fez as edições e quando.
Quando bem executada, uma auditoria regular pode fornecer a você a garantia de que está cumprindo os regulamentos e as obrigações legais regularmente, ao mesmo tempo que destaca quaisquer problemas ou áreas em potencial para melhorar.
3. Organize seus documentos
Como tudo na vida, vale a pena ser mais organizado! Isso definitivamente ajuda quando se trata de compliance na contabilidade.
Armazenar os principais arquivos e documentos em um só lugar, mas certificando-se de que eles sejam divididos para que sejam facilmente acessíveis, pode garantir que você seja capaz de recuperar os arquivos sempre que necessário.
Arquivar eletronicamente seus documentos com segurança pode ser uma maneira particularmente eficaz de fazer isso, pois significa que você pode pesquisar para encontrá-los em vez de vasculhar arquivos ou pastas intermináveis para encontrar as informações de que precisa.
4. Criptografe seus arquivos
A segurança cibernética é um dos tópicos mais quentes do mundo no momento, e proteger qualquer informação ou dado que sua empresa possa ter é absolutamente crucial, tanto para evitar acidentes potencialmente embaraçosos e prejudiciais à reputação com dados de clientes, quanto para garantir que você esteja em conformidade quando se trata de segurança.
Para manter todas as informações, dados, arquivos digitais e documentos seguros, você precisa garantir que eles estejam protegidos com um nível adequado de segurança. Restringir os documentos apenas para aqueles que precisam vê-los também é uma boa maneira de minimizar o risco de as informações chegarem às mãos de pessoas erradas.
5. Use o software certo
No mundo digital em constante crescimento, certificar-se de que sua empresa tenha o software adequado para ajudar a gerenciar todas as etapas de conformidade é essencial.
Para isso, você pode usar um software de gestão de documentos como o MegaGED – que inclui funções preciosas quando falamos sobre o compliance na contabilidade:
- Rastreamento de documentos em tempo real, para melhorar sua estratégia de comunicação, mostrando se seu arquivo foi visualizado ou baixado
- Arquivamento automático, para classificar e armazenar todos os documentos onde eles precisam estar, no mesmo local e onde sua equipe sempre pode acessar a versão mais recente
- Uma função de pesquisa poderosa, para permitir que você encontre aquele arquivo de cliente indescritível com facilidade e acessar todos os seus documentos de fora do escritório
- Fácil distribuição de arquivos, para garantir que todos usuários tenham acesso às informações que precisam para uma boa produtividade
Você gostou das dicas para garantir o compliance na contabilidade? Quer conhecer melhor as funcionalidades do MegaGED? Então visite nossa página!
