Você está com dúvidas sobre o funcionamento do processo de implantação de sistema GED na sua empresa? Esse é o primeiro passo para modernizar o seu negócio e seguir a tendência do escritório sem papel.
Um sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é projetado para rastrear, armazenar, gerenciar e controlar o fluxo de documentos e arquivos. Trata-se de uma forma de acabar com a ineficiência do gerenciamento de pilhas de papéis desorganizados – aumentando a eficiência e a segurança das operações internas.
Depois de realizada a implantação do sistema GED, todos os documentos ficam centralizados em uma única plataforma – permitindo que os funcionários os acessem de maneira mais rápida, simples e fácil. Com isso, os fluxos de processos internos podem ser reformulados para maximizar a produtividade de toda a empresa.
Mas como funciona o processo de implantação de sistema GED? Veremos neste artigo!
A importância do processo de implantação de sistema GED
Você finalmente decidiu implantar um sistema de gerenciamento de documentos! A implantação do GED é certamente uma das partes mais emocionantes da sua transição para um escritório moderno, digitalmente eficiente e sem papel.
Arquivos, pastas, faturas e até plantas e imagens são classificados, digitalizados e indexados no sistema de gerenciamento de documentos, fornecendo uma visão geral completa de seus documentos – além de permitir que você encontre as coisas muito mais rapidamente do que antes.
Com um sistema personalizável, você pode manter as coisas o mais próximo possível do seu estilo de trabalho atual, para que seus funcionários se sintam à vontade para trabalhar com o novo sistema. Isso resultará em equipes felizes e altamente motivadas pela implementação bem-sucedida do sistema GED, sentindo-se mais produtivas do que nunca!
4 passos para implantar o sistema GED na sua empresa
Mas, afinal, como é o processo de implantação de sistema GED na sua empresa? Confira a seguir quais são os principais passos:
1. Importe seus documentos existentes
Se você estiver usando outro sistema de gerenciamento de documentos, precisará migrar o conteúdo armazenado para a nova solução. Caso os seus documentos ainda estejam armazenados em papel, este é o momento de digitalizá-los.
Este também é o momento perfeito para fazer um inventário de seus registros existentes e decidir o que otimizar. Como parte desse processo, você criará uma estrutura de arquivos exclusiva para seu sistema de armazenamento. Isso permite que você mantenha seu conteúdo organizado e facilmente pesquisável para reduzir o tempo de espera.
Dependendo de quantos arquivos você precisa importar, você pode mover seus documentos em pequenos lotes ou de uma só vez. Nos dois casos, considere uma migração de teste para garantir que tudo corra conforme o planejado antes de concluir o projeto inteiro.
Se você está apenas começando, pode escolher quais documentos adicionar desde o início. Você pode usar um scanner de documentos para transferir sua papelada para o seu arquivo digital. Você pode repetir esse processo sempre que novos arquivos precisarem ser adicionados ao seu sistema.
2. Configure regras personalizadas
Se você escolher uma solução com recursos de automação de fluxo de trabalho, precisará configurar suas regras personalizadas. Isso permite que você mova seus documentos por caminhos pré-determinados. Por exemplo, se um funcionário estiver fora do escritório, você poderá encaminhar os documentos para outro usuário para processamento até o retorno.
À medida que você cria seus fluxos de trabalho, identifique e elimine as etapas desnecessárias para otimizar seu processo. A partir daí, você pode fazer com que seu software conclua determinadas tarefas sem nenhuma entrada de sua equipe.
3. Configurações de acessos e notificações
Você precisará conceder acesso a toda sua equipe – definindo níveis de acessos de acordo com suas funções. Além disso, também é possível configurar notificações relacionadas aos documentos armazenados – como um aviso de vencimento para o pagamento de um determinado tributo.
4. Treine usuários e implemente modificações
Dependendo da complexidade do seu negócio, é recomendável um lançamento em várias etapas. Isso permite garantir que seu software esteja programado corretamente antes de apresentá-lo a toda a organização. Você pode coletar feedback de um pequeno grupo de usuários finais e modificar sua solução para garantir que ela esteja pronta para o uso diário.
No final do processo de implementação, você deve considerar vários dias para o treinamento dos usuários. Algumas plataformas são mais fáceis de aprender do que outras, mas você ainda precisará ensinar aos usuários o básico. No mínimo, sua equipe precisa aprender a importar documentos, procurar informações armazenadas e atualizar fluxos de trabalho existentes.
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