Digitalizar documentos com validade jurídica é um sonho cada vez mais próximo para os empresários brasileiros. O Decreto nº 10.278/2020 foi publicado em março de 2020 e estabeleceu as normas para a digitalização de documentos físicos, públicos ou privados, para que tenham os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
Atualmente, já são muitas as organizações que migraram seus documentos para o formato eletrônico – facilitando o seu gerenciamento e uso no dia a dia. Porém, ainda era necessário guardar os documentos originais para fins legais. Com as novidades do Decreto nº 10.278/2020 isso não será mais necessário.
Porém, não é qualquer documento em formato eletrônico que passa a ter validade. Veja neste artigo um passo a passo para digitalizar documentos com validade jurídica.
O que muda com o Decreto nº 10.278/2020?
O Decreto nº 10.278/2020 trouxe uma grande mudança para a gestão de documentos: os documentos digitalizados podem produzir os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais.
Com isso, torna-se mais simples fazer a administração e gestão de documentos públicos e privados – de modo a proporcionar maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenagem e preservação dos documentos.
Após o processo de digitalização realizado conforme os procedimentos previstos, o documento físico poderá ser descartado – ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Vale destacar que o Decreto não se aplica aos documentos originalmente produzidos em formato digital, tampouco aos documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional e aos documentos microfilmes, audiovisuais, de identificação e de porte obrigatório.
4 passos para digitalizar documentos com validade jurídica
Para digitalizar documentos com validade jurídica é preciso seguir as diretrizes previstas no Decreto nº 10.278/2020. Confira um passo a passo que vai ajudá-lo neste processo:
1. Obtenha uma Certificação Digital
Para digitalizar documentos com validade jurídica é fundamental que eles sejam assinados digitalmente com Certificação Digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Além disso, quando envolver apenas particulares, o uso da Certificação Digital fica a critério das partes.
2. Mantenha a integridade e a confiabilidade do documento
No processo de digitalização, é fundamental que o documento mantenha suas características. Ou seja, ele deve ser idêntico ao original e assinado digitalmente com certificado ICP-Brasil.
3. Preze pela rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos
O sistema usado para digitalização e armazenamento dos documentos deve informar quais os procedimentos executados e o histórico dos materiais digitalizados. Somente dessa forma é possível digitalizar documentos com validade jurídica.
4. Siga as especificações para a digitalização
O Decreto nº 10.278/2020 prevê os padrões técnicos mínimos que devem ser observados no momento de digitalizar documentos com validade jurídica:
- Resolução mínima. É exigida a resolução mínima de 300 dpi para textos, fotografias ou cartazes, e de 600 dpi para plantas e mapas.
- Cor. A cor do documento digitalizado deve ser monocromática para textos impressos sem ilustração, plantas e mapas; RGB (colorido) para fotografias, cartazes ou textos em cores; e em escala de cinza para textos impressos com ilustração e textos manuscritos.
- Formato de digitalização. Os documentos digitalizados devem ser salvos em um formato aberto. Para os textos é usado o PDF/A, já para fotografias, cartazes, plantas e mapas é usado o formato PNG.
- Metadados mínimos. Todos os documentos digitalizados devem incluir esses metadados mínimos: assunto, autor (nome), data e local de digitalização, identificador do documento original, responsável pela digitalização, título, tipo documental e hash (checksum) da imagem – que é o algoritmo que mapeia uma sequência de bits com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.
Manutenção dos documentos digitalizados
Após digitalizar documentos com validade jurídica, é importante fazer a manutenção dessa documentação. Segundo o Decreto nº 10.278/2020, o armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
I – a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
II – a indexação de metadados que possibilitem:
a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b) a conferência do processo de digitalização adotado.
Para fazer uma manutenção eficiente e armazenar todos os documentos com segurança, o ideal é utilizar uma plataforma de gestão documental como o MegaGED. Dessa forma, todas as informações ficam protegidas e podem ser gerenciadas com praticidade pelos funcionários da empresa.
Você gostou das dicas para digitalizar documentos com validade jurídica? Quer conhecer mais sobre as funcionalidades do MegaGED para gerenciar seus documentos digitais? Então entre em contato com a nossa equipe.
