A sua empresa já está atuando com a contabilidade na nuvem? Essa é uma realidade que já chegou em muitos escritórios de contabilidade no Brasil – e vários outros estão correndo atrás dessa tendência por conta de seus benefícios.
Porém, recentemente surgiu um novo incentivo para a implementação da contabilidade na nuvem: o Decreto nº 10.278/2020. Com base nas disposições deste dispositivo legal, agora os documentos em papel digitalizados pela sua empresa podem ter os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais.
Ou seja, os documentos digitalizados pela contabilidade passam a ter validade legal (com exceção daqueles que possuem valor histórico) e grande parte da papelada que ficava acumulada pode ser descartada. Trata-se de uma nova realidade completamente diferente para o futuro da profissão contábil.
Quer entender melhor como o Decreto nº 10.278/2020 gera impactos para a contabilidade na nuvem? Confira logo a seguir.
O que é o Decreto nº 10.278/2020?
O Decreto nº 10.278/2020 trouxe uma grande mudança para a gestão de documentos: os documentos digitalizados podem produzir os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais.
Com isso, torna-se mais simples fazer a administração e gestão de documentos públicos e privados – de modo a proporcionar maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenagem e preservação dos documentos.
Na prática, o documento físico pode ser descartado após o processo de digitalização realizado conforme os procedimentos previstos – ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Porém, vale destacar que o Decreto não se aplica aos documentos originalmente produzidos em formato digital, tampouco aos documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional e aos documentos microfilmes, audiovisuais, de identificação e de porte obrigatório.
Benefícios da contabilidade na nuvem
O Decreto nº 10.278/2020 surgiu para proporcionar grandes mudanças para as empresas brasileiras – especialmente para os profissionais que lidam diretamente com a gestão de documentos e setores fiscal e contábil.
Para muitos escritórios de contabilidade, já estava acontecendo um movimento de migração da documentação para a nuvem. Porém, ainda era necessário manter as versões originais em papais guardadas pelo prazo mínimo previsto em legislação. Ou seja, esse pode ser o fim dos inúmeros armários e gavetas repletos de documentos antigos – que já causaram muito estresse ao longo dos anos.
Por conta disso, a contabilidade na nuvem deve se tornar cada vez mais comum. E são muitos os benefícios disso:
1. Custos operacionais reduzidos
A digitalização das informações gera uma grande redução de custos para um escritório de contabilidade. Entre os gastos que são reduzidos (ou eliminados) estão: custos de cópia e impressão, armazenamento, processos de negócios, segurança e recuperação de dados.
2. Aumento da produtividade
Quando o conteúdo é armazenado digitalmente e corretamente indexado, é facilmente acessível. Os funcionários não precisam perder tempo pesquisando esses arquivos e podem compartilhar informações rapidamente.
O fácil acesso e a capacidade de compartilhar documentos rapidamente acelera os processos e contribui para ganhos de tempo em processos cruciais – como faturamento, integração de funcionários e cobranças. Por exemplo, você pode acelerar o processamento automatizado de faturas vinculando automaticamente documentos relacionados, como pedidos, conhecimentos de embarque, contratos e muito mais.
Você também pode economizar tempo integrando aplicativos. Por exemplo, ao integrar sistemas de gerenciamento de documentos, faturamento e software de relacionamento com o cliente, você garante o fluxo suave de informações.
3. Melhor segurança e conformidade
Proteger seus dados é do seu interesse, não é? Caso contrário, você corre o risco de perder informações críticas para os negócios que podem ter um impacto negativo na continuidade dos negócios e nas relações com os clientes.
A contabilidade na nuvem utiliza sistemas digitais que permitem que você trabalhe em um ambiente mais seguro: você está melhor protegido contra violações de segurança devido à criptografia de documentos e comunicações e pode controlar quem tem acesso a arquivos específicos.
Você já conhecia o impacto do Decreto nº 10.278/2020 para a contabilidade na nuvem? Está preparado para digitalizar a gestão documental no seu escritório de contabilidade? Então conheça o MegaGED – o software de gestão de documentos com melhor custo-benefício do Brasil.
