O Decreto nº 10.278/2020 surgiu para viabilizar que documentos digitalizados tenham validade legal. Por isso, muitas empresas já buscam as melhores formas de migrar os seus documentos em papel para o formato eletrônico. Mas como fazer a manutenção e preservação de documentos digitalizados?
Depois que essas informações passam para o formato digital, é preciso saber como tratá-las corretamente para garantir mais segurança para a organização – eliminando riscos de não cumprir as exigências legais ou de perder informações importantes.
Neste artigo vamos compreender como você pode fazer manutenção e preservação de documentos digitalizados com base no Decreto nº 10.278/2020. Confira.
Afinal, o que é o Decreto nº 10.278/2020?
Em um mundo cada vez mais digital, a exigência de manter arquivos em papel armazenados fazia cada vez menos sentido, não é? Por esse motivo, o Decreto nº 10.278/2020 regulamenta a migração dos documentos para o formato eletrônico – mantendo sua validade legal e valor originais.
Ou seja, o Decreto nº 10.278/2020 estabelece procedimentos para digitalização de documentos públicos e privados, de forma que produzam os mesmos efeitos legais e tenham o mesmo valor que os documentos originais.
Com isso, o objetivo é facilitar a administração e gestão de documentos públicos e privados, de modo a proporcionar maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenagem e preservação dos documentos.
Como fazer a manutenção e preservação de documentos digitalizados?
Depois de compreender as diretrizes para fazer a digitalização e efetivamente migrar os documentos em papel para o formato digital, as organizações brasileiras podem descartar os documentos físicos – desde que eles não tenham valor histórico.
Porém, é preciso considerar que a partir desse momento surge um novo desafio: a manutenção e preservação de documentos digitalizados. Afinal, é preciso garantir que esses documentos fiquem bem seguros e possam ser utilizados internamente pela equipe da empresa.
Veja o que o Decreto nº 10.278/2020 prevê sobre a manutenção e preservação de documentos digitalizados:
Manutenção dos documentos digitalizados
Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
I – a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
II – a indexação de metadados que possibilitem:
a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b) a conferência do processo de digitalização adotado.
Preservação dos documentos digitalizados
Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
Para viabilizar a manutenção e preservação de documentos digitalizados, é fundamental buscar auxílio da tecnologia. Ao utilizar um software de gerenciamento de documentos, você pode facilitar esse processo – seguindo as normas do Decreto nº 10.278/2020 e auxiliando nas operações internas do seu negócio.
O papel de um software para gestão de documentos
Na maioria das empresas modernas, os arquivos não são mais armazenados no local em gabinetes de arquivos – eles são armazenados em um servidor local ou externo e são acessíveis a todos os funcionários por meio de software.
O que muda com o Decreto nº 10.278/2020 é que agora esses documentos digitais podem ter validade legal – permitindo o descarte dos documentos físicos originais. Ou seja, a tendência de armazenamento e gerenciamento de documentos eletrônicos deve se tornar ainda maior.
O sistema de gestão de documentos normalmente possui recursos que não apenas ajudam no arquivamento e na localização de documentos, mas também como esses documentos são realmente usados. Por exemplo, fluxos de trabalho, atribuições, anotações, controle de versão, segurança e restrições, conformidade e muito, muito mais.
O MegaGED é um software de gestão de documentos completo, contendo todos esses recursos e muito mais:
- Compartilhamento
- Central de Notificações
- Armazenamento em nuvem
- Indexação
- Manipulação de PDF
- Divisão por pastas com diferentes tipos de acesso
- Versionamento de documentos
- Trilha de Auditoria
- Fluxo Documental
- Aviso de Vencimento
- Busca Amigável
- Níveis de Acesso
- Controle de Acesso por Horário
- Controle de Acesso por IP
- Login por AD (Active Diretory)
Você gostou das dicas para fazer a manutenção e preservação de documentos digitalizados? Está preparado para usar um sistema completo para gerenciar os documentos da sua empresa? Então entre em contato com a equipe do MegaGED.
