Vocêsabia que a gestão de documentos na imobiliária pode ser um diferencial para oseu sucesso no mercado? Geralmente, o foco dos gestores está em outras áreas daempresa – mas a necessidade de gerenciar os documentos está presente o tempotodo.
Quantasvezes você já teve que lidar com atrasos no trabalho por conta de um documentoque estava perdido? Ou então com desencontro de informações entre osfuncionários pela dificuldade em acessar os documentos mais atualizados? Essassão situações corriqueiras que afetam a produtividade de todos.
Comuma boa gestão de documentos na imobiliária, torna-se possível contornar essesproblemas e maximizar aprodutividade. Veja logo a seguir algumas dicas que vão ajudá-lo acolocar isso em prática.
A importância dagestão de documentos na imobiliária
Aimportância da gestão de documentos na imobiliária se manifesta por meio dediversos benefícios. Veja quais são os principais deles:
- Todas informações nos seus devidos lugares.Uma imobiliária precisa lidar com diversos tipos de documentos, certo? Ofertas,contratos, relatórios de vendas, pesquisas e avaliações, títulos, divulgações,contratos de empréstimo, arrendamentos e muito mais. Com uma boa gestãodocumental, você consegue organizar todas essas informações de uma formainteligente para que todos possam acessá-las com mais praticidade.
- Melhoria da comunicação interna. Quandotoda a equipe sabe como gerenciar os documentos e tem acesso às informaçõesnecessárias, a comunicação interna também ganha em qualidade.
- Diminuição de falhas. Todas as falhas pordescuido na gestão dos documentos na imobiliária podem ser minimizadas –incluindo extravio de documentos e difícil acesso às informações.
- Aumento da produtividade. Sem perdertempo procurando por documentos ou lidando com possíveis problemas,a produtividade de toda a imobiliária tende a crescer.
- Mais negócios. Ao otimizar a gestão dedocumentos na imobiliária, você pode aumentar a velocidade das transações,diminuir erros e fechar seus negócios mais rapidamente – tudo a um custo menor.
Como otimizar agestão de documentos na imobiliária?
Mas,então, como otimizar a gestão de documentos na imobiliária para alcançar osbenefícios que acabamos de abordar? Separamos algumas dicas pontuais que vocêpode levar para a sua empresa:
1. Identifique suasnecessidades de armazenamento
Quaissão os principais documentos que você precisa armazenar na sua imobiliária? Asempresas do setor imobiliário precisam ter uma preocupação maior com todasinformações que circulam pelo seu negócio – que incluem documentos dos imóveis,contratos de clientes, entre outras informações sensíveis.
Compreendermelhor quais são os documentos que estão circulando pela sua empresa é um ótimoprimeiro passo para melhorar a gestão de documentos na imobiliária. Issopermite que você prepare o espaço ideal para o armazenamento, contrate umasolução digital adequada e estruture um fluxo de processos eficiente.
2. Adote um sistemade classificação
Umsistema de classificação inteligente facilita a vida de todos no momento defazer buscas em meio aos documentos armazenados na empresa. Portanto, criar umametodologia padronizada para fazer essa classificação é uma ótima ideia paraotimizar as operações.
Vocêestá procurando por um contrato de um cliente? Então pode buscarespecificamente por esse formato de documento – sem perder tempo com notasfiscais ou relatórios internos. Basta que exista um sistema de classificaçãoque funciona.
Com ouso de um sistema digital para o armazenamento dos documentos esse processo declassificação se torna ainda mais eficiente. É possível classificar todos os documentosque são inseridos na plataforma, facilitando a criação de filtros no momento defazer buscas.
3. Estruture umfluxo de processos
Osfuncionários da sua imobiliária sabem como devem lidar com os documentos? Emquais lugares eles devem ser armazenados? Como funciona o sistema declassificação? E como evitar que essas informações se percam em meio àsatividades do dia a dia?
Aestruturação de um fluxo de processos claro contribui fortemente para umagestão de documentos mais eficiente na sua imobiliária. Trata-se de uma formade garantir que todos tenham consciência sobre a melhor forma de lidar com osdocumentos que estão circulando ao longo das operações.
4. Invista nadigitalização dos documentos
Porque armazenar centenas de documentos em armários e gavetas quando é possívelarmazená-los com mais eficiência em formato digital? O processo dedigitalização dos documentos é uma ótima forma de facilitar o seu armazenamentoe gerenciamento na sua imobiliária.
Épossível fazer o armazenamento desses documentos na nuvem – permitindo o acessopor meio de qualquer dispositivo móvel, sem a necessidade de estar presente nasdependências da empresa para acessar as informações. Dessa forma, todo oprocesso se torna mais simples e eficiente.
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