O seu escritório já começou a preparação para a Lei de Digitalização de Documentos na contabilidade? O Decreto 10.278/2020 causou grandes mudanças na digitalização e descarte de documentos – e muitos profissionais da contabilidade já estão buscando se adaptar.
Muitos escritórios de contabilidade já estavam migrando seus documentos para o formato digital ao longo dos últimos anos. Porém, era necessário manter a versão original armazenada em papel para ter os efeitos legais antes do surgimento da Lei de Digitalização de Documentos.
Ou seja, a Lei de Digitalização de Documento garante validade legal para os documentos digitalizados. Quer entender melhor como essas mudanças funcionam e como seu escritório de contabilidade pode se preparar para as novas tendências? Confira logo a seguir.
Mudanças previstas pela Lei de Digitalização de Documentos na contabilidade
O Decreto nº 10.278/2020 – que também está sendo chamado de Lei de Digitalização de Documentos – prevê que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais. Com isso, torna-se possível facilitar a administração e gestão de documentos públicos e privados, de modo a proporcionar maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenagem e preservação dos documentos.
Com base nas previsões dessa legislação, os documentos físicos poderão ser descartados após o processo de digitalização realizado conforme os procedimentos previstos – ressalvados aqueles que apresentem conteúdo de valor histórico.
Entretanto, é importante frisar que a Lei de Digitalização de Documentos não se aplica aos documentos originalmente produzidos em formato digital, tampouco aos documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional e aos documentos microfilmes, audiovisuais, de identificação e de porte obrigatório.
3 passos para se preparar para a Lei de Digitalização de Documentos na contabilidade
Com as mudanças causadas pela Lei de Digitalização de Documentos na contabilidade, inicia-se uma nova realidade bastante vantajosa para os escritórios contábeis – afinal, é possível descartar muitos documentos em papel e migrar as rotinas do escritório para o mundo digital.
Porém, é preciso conter um pouco da empolgação e compreender a fundo quais são as diretrizes que devem ser seguidas para o correto gerenciamento da documentação. Veja algumas dicas para iniciar a preparação para a Lei de Digitalização de Documentos na contabilidade:
1. Conheça as regras para digitalização
Para que o documento digitalizado produza os mesmos efeitos do documento original, os procedimentos e as tecnologias utilizadas em sua digitalização devem assegurar:
- A integridade e a confiabilidade do documento digitalizado. Ou seja, arquivo digitalizado precisa ser idêntico ao original e assinado digitalmente com certificado ICP-Brasil.
- A rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos. O sistema usado para digitalização e armazenamento dos documentos deve informar quais os procedimentos executados e o histórico dos materiais digitalizados.
- A qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento. Os equipamentos usados para digitalizar os arquivos devem seguir as normas técnicas definidas na legislação.
- A confidencialidade do documento, quando aplicável. O sistema de armazenamento dos documentos digitais deve conceder níveis diferentes de acesso de acordo com os parâmetros de confidencialidade.
- A interoperabilidade entre sistemas informatizados. Os documentos digitalizados devem ser salvos em um formato aberto (como PDF/A). Isso assegura que esse documento possa ser acessado em qualquer outro sistema.
2. Cumpra os requisitos legais
Segundo a Lei de Digitalização de Documentos, para que o documento digitalizado se equipare a um documento físico para todos os efeitos legais, é necessário seguir os seguintes requisitos legais:
- Ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
- Seguir os padrões técnicos mínimos previstos; e
- Conter, no mínimo, os metadados especificados.
3. Inicie a digitalização correta dos documentos
Os documentos digitalizados devem seguir uma série de parâmetros técnicos para que tenham validade. Portanto, é preciso se preparar para observar:
- Resolução mínima
- Cor
- Tipo original
- Formato de arquivo
- Metadados
Como o MegaGED pode ajudá-lo na preparação?
O MegaGED pode ajudá-lo na preparação para aproveitar as novidades da Lei de Digitalização de Documentos na contabilidade! Trata-se de um software de gestão documental que facilita o gerenciamento de todos os seus documentos digitalizados – seguindo todas as diretrizes previstas no Decreto nº 10.278/2020.
Afinal, é fundamental um bom gerenciamento dos documentos depois de migrá-los para o formato eletrônico. Com o MegaGED você pode centralizar o armazenamento dos seus documentos em formato digital e torná-los acessíveis para que as pessoas autorizadas possam utilizados no dia a dia de trabalho.
Dessa forma, após o procedimento de descarte dos documentos físicos, você não precisa mais se preocupar com a segurança das suas informações – unindo a conformidade legal com a produtividade do seu negócio.
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