Acapacidade de armazenar, arquivar e recuperar documentos de forma fácil esistemática é essencial para garantir que você possa trabalhar com asinformações mais atuais disponíveis. E a automação da gestão documental podeajudá-lo a organizar esses processos.
Existempessoas que preferem pessoalmente estações de trabalho caóticas, insistindo queo caos alimenta sua criatividade. Embora isso possa ser verdade, dificilmentefunciona em um ambiente de negócios em que as pessoas geralmente estãoequipadas com as ferramentas de produtividade certas para realizar os trabalhoscertos.
Documentosbem gerenciados podem ajudá-lo a evitar horas perdidas em produtividadetentando recuperar documentos que foram mal arquivados. Mais do que isso, todaa empresa se beneficia de um fluxo de informações que funciona com eficiência.
Quersaber como a automação da gestão documental pode beneficiar a sua empresa?Então descubra logo a seguir.
Quais processospodem ser automatizados?
Aautomação da gestão documental acontece com o uso de uma plataforma digital quereúne os recursos necessários para armazenar e gerenciar as informações de umaempresa. Esse software de gerenciamento de documentos facilita para as empresascombinar arquivos em papel e digitais em uma única plataforma, pois documentosfísicos – incluindo cheques e cartões de visita – são digitalizados.
Entreos processos que fazem parte da automação da gestão documental estão:
- Armazenamento de documentos
- Coordenação de edição simultânea
- Segurança e controle de acesso
- Pesquisa e recuperação
- Controle de versão
- Indexação e classificação
- Anotações
Benefícios daautomação da gestão documental
Vocêficou interessado na automação da gestão documental na sua empresa? Então vejaos principais benefícios que você pode obter:
1. Informaçõescentralizadas
O usode um sistema de gerenciamento de documentos permite que sua empresa garantaque todos os documentos necessários sejam mantidos no mesmo local. Todos osfuncionários sabem para onde encontrar as informações que estão procurandodesde o início.
2. Atualizaçãosimultânea
Mantertodos os documentos necessários em um único local garante que os documentospossam ser atualizados simultaneamente à medida que as alterações ocorrem.Alterações simples e complexas podem ser refletidas automaticamente para quevocê saiba que, independentemente de quem está acessando os dados, ele estáatualizado e completo, pois está tudo em um só lugar.
3. Segurança
Manterinformações confidenciais em um sistema de gerenciamento de documentos ajuda agarantir que as informaçõessejam mantidas em segurança. Afinal, danos irreversíveis podemocorrer nos negócios se dados vitais ou sensíveis caírem nas mãos erradas.
Assoluções de gerenciamento de documentos permitem proteger informaçõescomerciais confidenciais de várias maneiras, incluindo o uso de configuraçõesde permissão que permitem apenas que usuários autorizados acessem determinadosdocumentos. Esses sistemas também podem rastrear quem acessa esses documentos equando, para que você sempre fique por dentro de quem está manipulando asinformações.
4. Acesse aqualquer hora, em qualquer lugar
Osusuários podem acessar a plataforma de gestão documental independentemente dodispositivo que esteja usando e onde quer que ele esteja. Isso pode ser departicular importância para empresas com uma grande base de clientes móveis quedesejam atualizações frequentes e imediatas de suas informações. Também é útilpara empresas que possuem uma grande força de trabalho externa – facilitando oacesso aos dados a todo instante.
5. Organização
Aautomação da gestão documental facilita a organização de todos os dados quecirculam pela empresa. Os sistemas podem ser personalizados para ajudar nafiltragem de informações para simplificar a organização e a localização.Criados da maneira certa, esses sistemas são altamente pesquisáveis e podem sercategorizados para ajudar a garantir que as informações estejam ao seu alcancecom uma simples pesquisa por palavra-chave.
6. Eficiência
Os profissionais de uma empresa podem desperdiçar um grande tempo apenas procurando informações antes que o trabalho possa começar. Os sistemas de gerenciamento de documentos são projetados para acelerar essa pesquisa, mantendo uma equipe organizada e garantindo que as informações que estão procurando possam ser encontradas de maneira rápida e eficiente.
7. Colaboração
Aautomação da gestão documental também incentiva a colaboração entre colegas.Seja na criação de uma nova apresentação ou na edição de um relatório, essessistemas permitem que os indivíduos colaborem no trabalho sem a alternânciaassociada à versão via e-mail. Ele também permite que indivíduos que estão amilhares de quilômetros de distância colaborem sem problemas e simultaneamente.
8. Arquivamento
Oarquivamento de documentos confidenciais ou relacionados à conformidade podeser extremamente caro. Ter que armazenar os documentos em papel, fornecer segurançaadequada e arquivar os dados com eficiência, a fim de facilitar a recuperaçãofácil, pode causar problemas para muitas empresas. Além disso, ter quereproduzir documentos porque os originais não estão disponíveis, são perdidosou estão incorretos, consome tempo e é contraprodutivo.
Aseleção de um sistema de gerenciamento de documentos que permita o arquivamentoeletrônico de documentos é uma solução inteligente que evita todos essesproblemas. Indivíduos autorizados podem acessar documentos online imediatamentee acessar informações ou reenviar qualquer documento para um clienteimediatamente.
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