Você sabia que o gerenciamento de documentos impacta diretamente na sua capacidade de manter a conformidade na contabilidade? Quando os documentos são difíceis de recuperar – ou desaparecem – isso cria sérios problemas no cumprimento das obrigações legais e no caso de uma auditoria futura.
Por essa razão, o gerenciamento eficaz de documentos contábeis para atender aos requisitos legais e regulamentares deve ser uma prioridade central. Dessa forma, você consegue atender seus clientes com mais qualidade e segurança – além de cumprir suas próprias obrigações legais.
A tecnologia para o gerenciamento de documentos apoia esse esforço preservando todas informações que você necessita para manter a conformidade na contabilidade. A indexação precisa desses documentos os torna facilmente pesquisáveis para uma recuperação rápida com segurança.
Quer entender melhor como o gerenciamento de documentos ajuda a manter a conformidade na contabilidade? Confira logo a seguir.
4 formas que o gerenciamento de documentos contribui para manter a conformidade na contabilidade
1. Preparação para auditorias
Se você tiver um sistema baseado em papel, uma auditoria pode transformar sua empresa em um grande caos – com funcionários estressados. Este cenário é familiar?
Um auditor pede para ver todas as suas faturas de 2017, por exemplo. Em seguida, o auditor se senta em uma sala e examina os documentos em papel. Enquanto isso, toda a equipe corre atrás para garantir que todos os documentos realmente estejam reunidos – vasculhando por armários e gavetas.
Com um sistema de gerenciamento de documentos, seu departamento de contabilidade está melhor preparado para uma auditoria porque os documentos podem ser recuperados instantaneamente por critérios de pesquisa que você definir. Isso permite que sua equipe responda rapidamente às solicitações do auditor e mantenha maior controle sobre suas informações de negócios. Cada captura, versão e anotação de documento são registradas para rastreabilidade completa e cada etapa do fluxo de trabalho é registrada para transparência do processo.
2. Criação de uma trilha de auditoria
Documentos contábeis, dados e informações financeiras costumam ser altamente confidenciais. Por isso, é importante ver quem acessou os documentos contábeis que estão armazenados.
As empresas precisam de uma trilha de auditoria altamente detalhada que só é possível por meio do gerenciamento de documentos. Uma trilha de auditoria eletrônica estabelece salvaguardas que protegem sua empresa e seus funcionários. Ele garante que você tenha um histórico confiável de quem está acessando, imprimindo ou editando seus registros financeiros, ajudando a determinar a responsabilidade no caso de uma alegação de fraude ou outro problema de confidencialidade.
3. Cronogramas de retenção automatizados
Um sistema baseado em papel para impor cronogramas de retenção de documentos é um processo trabalhoso e demorado, não é? Sua equipe deve controlar tudo manualmente: guarda de documentos, classificação, descarte, entre vários outros processos.
Com um sistema de gerenciamento de documentos, é fácil capturar informações como a data de armazenamento e data da fatura e usar esses dados em um fluxo de trabalho automatizado. A partir daí, as regras de negócios que você estabelece especificam por quanto tempo você deve manter os diferentes tipos de documentos, como faturas e demonstrações financeiras. O sistema elimina automaticamente os documentos que sua organização não precisa manter.
4. Segurança para maior proteção de dados
O gerenciamento eficiente de documentos também ajuda a manter a conformidade na contabilidade por reforçar a segurança da informação. Os dados ficam salvos em um ambiente digital que pode ser acessado somente por pessoas autorizadas.
Dessa forma, você não precisa lidar com documentos perdidos ou informações que caem nas mãos de pessoas erradas. Isso é especialmente especial na contabilidade – que trabalha com informações sigilosas e precisa manter uma imagem de segurança e credibilidade perante os usuários.
Você já sabia como o gerenciamento de documentos ajuda a manter a conformidade na contabilidade? Quer explorar todos os recursos de uma solução digital de gerenciamento de documentos? Então conheça o MegaGED!
