AJUDA

Os documentos que são armazenados no MegaGED ficam guardados em uma nuvem nos servidores da Google Cloud, trazendo aos usuários uma segurança e agilidade para acessá-los de qualquer dispositivo eletrônico.

Com o MegaGED, o administrador tem à sua disposição a funcionalidade de auditoria, onde as ações tomadas pelos usuários em cada documento, possuem uma rastreabilidade muito segura.

No MegaGED o usuário possui uma central de notificações. Nessa central, os documentos que estão com prazo de vencimento próximo geram um aviso, podendo, também, serem enviados por e-mail para que o usuário possa tomar decisões com muito mais agilidade e confiança.

O MegaGED possui diversas funcionalidades que a diferencia das outras ferramentas de armazenamento em nuvem, uma delas é a indexação. Para cada tipo documental é possível criar quantos campos de indexação forem necessários. Estes campos podem ser obrigatórios, numéricos ou datas (em casos de documentos que tenham prazo de validade). Os campos também se tornam pesquisáveis na hora de localizar os documentos, sendo a busca mais simples com agilidade e eficiência.

O MegaGED é um software onde os parâmetros são criados pelo próprio usuário. Uma das funções que pode trazer uma maior segurança nesse tipo de situação é a criação de pastas. O usuário tem a opção de criar quantas pastas ou subpastas forem necessárias para moldar o organograma de sua empresa e, com isso, tem a opção de criar níveis de acesso para cada uma delas. Nesse caso, os departamentos poderão visualizar apenas documentos que estão dentro das pastas que possuem permissão.

Os usuários do MegaGED possuem uma segurança de acesso muito restrita. O administrador poderá limitar o acesso ao MegaGED por uma faixa de horário que poderá ser limitada a um determinado grupo de usuários ou ainda, se o usuário possuir um horário específico, ele poderá restringir seu acesso através dessa funcionalidade.

A segurança de acesso é muito importante no MegaGED, criamos algumas funcionalidades que ajudam a controlar isso. O MegaGED disponibiliza aos seus usuários a restrição de acesso por IP, onde o administrador da licença tem a possibilidade de restringir ou liberar o acesso no MegaGED através de uma faixa de IP. Com essa funcionalidade, o controle e a segurança estão garantidos!

O usuário MegaGED possui algumas formas de compartilhar arquivos. É possível compartilhar pastas ou arquivos com pessoas que não tenham acesso ao MegaGED, através de um link externo podendo ser enviado pelo Whattsapp, e-mail e redes sociais.

Os usuários do MegaGED têm a possibilidade de realizar o versionamento dos documentos, sendo possível armazenar e visualizar as diversas versões de mesmo documento. Também, existe a opção de restaurar uma versão anterior quando houver essa necessidade, tendo uma maior rastreabilidade de todas as edições do mesmo documento.

O usuário MegaGED tem uma experiência de busca muito simples e intuitiva, uma vez que o usuário não precisa saber a localização do documento. A pesquisa pode ser pelos tipos dos documentos, informações de indexação, data do documento, data do vencimento ou pelo proprietário do documento, isto é, a quem o mesmo pertence. Com poucos cliques o usuário localizará o documento com maior agilidade e eficiência.

Os arquivos XML poderão ser importados para o MegaGED através de um importador de arquivo. O MegaGED desenvolveu uma funcionalidade onde o usuário poderá inserir um lote de arquivos XML e as informações chaves serão automaticamente indexadas no arquivo.

O usuário tem a possibilidade de criar fluxos documentais para automatizar processos. Quando for necessária aprovação de um determinado documento ou através de formulários dinâmicos, o arquivo é encaminho automaticamente para a instância seguinte, de acordo com os parâmetros estabelecidos. Esses fluxos documentais trazem maior agilidade e eficiência na tomada de decisões.

É possível criar diferentes níveis de permissões, restringindo as ações aos documentos e as funcionalidades, como: visualização, edição de indexações, exclusão dos documentos entre outros. Assim o usuário vai visualizar apenas o que lhe foi dado permissão, trazendo uma maior segurança no acesso das informações.

O usuário MegaGED tem um recurso que lhe permite manipular um arquivo PDF onde é possível: acrescentar ou remover páginas, inserir marca d’agua e criptografar o arquivo.

O software disponibiliza diversos tipos de relatório aos usuários, trazendo uma maior rastreabilidade e controle nas informações geradas pelo MegaGED. Todos os relatórios gerados podem ser exportados para um formato em PDF ou ainda para uma planilha em formato CSV.

O software disponibiliza a função de assinatura eletrônica nos documentos que estão inseridos no MegaGED, em documentos externos e ainda tem a possibilidade de gerar um documento modelo e enviar para assinatura. A assinatura é possível em todos os formatos: Simples, Qualificada e Avançada.

O software disponibiliza todos os requisitos exigidos pela Lei Geral de Proteção de Dados.

O software disponibiliza um dispositivo que permite ao usuário realizar a digitalização de seus documentos dentro das normas exigidas pelo Decreto Nº10.278.