Com o surgimento do Decreto nº 10.278/2020, os documentos digitalizados podem passar a ter validade legal – causando uma grande transformação dentro das empresas brasileiras. Por isso, muitos escritório de contabilidade já buscam as melhores formas de migrar os seus documentos em papel para o formato eletrônico. Mas como fazer a manutenção e preservação de documentos digitalizados na contabilidade?
Depois que os documentos são migrados para o formato digital, é preciso saber como tratá-los corretamente para garantir mais segurança – eliminando riscos de não cumprir as exigências legais ou de perder informações importantes.
Neste artigo vamos compreender como você pode garantir a manutenção e preservação de documentos digitalizados na contabilidade – observando o que está disposto no Decreto nº 10.278/2020. Acompanhe.
O que é o Decreto nº 10.278/2020?
A exigência de manter arquivos em papel armazenados fazia cada vez menos sentido em um mundo passando pelo momento de transformação digital, não é? Justamente por isso, o Decreto nº 10.278/2020 regulamenta a migração dos documentos para o formato eletrônico – mantendo sua validade legal e valor originais.
Ou seja, o Decreto nº 10.278/2020 estabelece procedimentos para digitalização de documentos públicos e privados, de forma que produzam os mesmos efeitos legais e tenham o mesmo valor que os documentos originais.
Com isso, o objetivo é facilitar a administração e gestão de documentos públicos e privados, de modo a proporcionar maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenagem e preservação dos documentos.
Como garantir a manutenção e preservação de documentos digitalizados na contabilidade?
Segundo o Decreto nº 10.278/2020, é possível fazer o descarte dos documentos físicos depois de realizada a sua migração para o formato digital – desde que sejam observados os requisitos técnicos e que esses documentos não tenham valor histórico.
Porém, neste momento surge um novo desafio: a manutenção e preservação de documentos digitalizados. Afinal, é preciso garantir que esses documentos fiquem bem seguros e possam ser utilizados internamente pela equipe da empresa.
Veja o que o Decreto nº 10.278/2020 prevê sobre a manutenção e preservação de documentos digitalizados:
Manutenção dos documentos digitalizados
Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
I – a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
II – a indexação de metadados que possibilitem:
a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b) a conferência do processo de digitalização adotado.
Preservação dos documentos digitalizados
Art. 11. Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
Para viabilizar a manutenção e preservação de documentos digitalizados na contabilidade, é fundamental buscar auxílio da tecnologia. Ao utilizar um software de gerenciamento de documentos, você pode facilitar esse processo – ganhando em segurança e eficiência.
A importância de usar um software para gestão de documentos
Um sistema de gestão de documentos possui os recursos que você precisa para fazer a manutenção e preservação de documentos digitalizados na contabilidade. Suas funcionalidades ajudam em todo o processo de gerenciamento desses documentos – tendo valor nos fluxos de trabalho, atribuições, anotações, controle de versão, segurança e restrições, conformidade e muito mais.
O MegaGED é um software de gestão de documentos completo, contendo todos esses recursos e muito mais:
- Compartilhamento
- Central de Notificações
- Armazenamento em nuvem
- Indexação
- Manipulação de PDF
- Divisão por pastas com diferentes tipos de acesso
- Versionamento de documentos
- Trilha de Auditoria
- Fluxo Documental
- Aviso de Vencimento
- Busca Amigável
- Níveis de Acesso
- Controle de Acesso por Horário
- Controle de Acesso por IP
- Login por AD (Active Diretory)
Você gostou das dicas para fazer a manutenção e preservação de documentos digitalizados na contabilidade? Está preparado para usar um sistema completo para gerenciar os documentos do seu escritório? Então entre em contato com a equipe do MegaGED.
