Você busca melhorar a satisfação do cliente na contabilidade? As organizações de todos os setores sabem como é importante manter os consumidores satisfeitos, mas na contabilidade essa é uma verdade ainda maior – afinal, estamos falando de clientes recorrentes que devem manter a confiança no profissional contábil.
Por essa razão, qualquer escritório de contabilidade sabe o valor de uma boa manutenção de registros e enfatiza isso para seus clientes. A confiabilidade é um ponto-chave neste sentido. Manter as informações dos clientes organizadas e seguras é fundamental.
Com um sistema de gestão documental é possível gerenciar esses dados com mais qualidade. Neste artigo vamos compreender como esse software contribui com a satisfação do cliente na contabilidade. Confira.
O que é um sistema de gestão documental?
De forma bem simples, um sistema de gestão documental é uma plataforma que permite que a empresa armazene seus processos, contratos, comunicações, registros financeiros e outras informações em formato eletrônico.
Dessa forma, esses documentos ficam armazenados em um local central que pode ser acessado por todos os funcionários de forma remota. Ou seja, um escritório de contabilidade pode gerenciar as informações de seus clientes com mais facilidade e produtividade.
Veja os benefícios de um sistema de gestão documental:
1. Fácil de implementar e gerenciar
O processo de um sistema de gestão documental é bastante simples: os documentos em papel que são gerados ou chegam ao escritório são digitalizados no sistema. Cada documento digitalizado é indexado e anexado a um registro eletrônico existente ou um novo pode ser criado.
2. Maior produtividade
Com uma solução digital, você pode reduzir o tempo de acesso a arquivos simplesmente digitando um termo de pesquisa. Cada documento convertido para o formato eletrônico recebe um identificador exclusivo (geralmente um número de índice) e pode ser pesquisado por meio de vários termos de pesquisa. Contadores, administradores e outros usuários finais podem pesquisar por qualquer número de consultas de pesquisa, como nome da empresa, número, datas e valores específicos e recuperar esses arquivos em poucos segundos.
3. Eliminação do erro humano
Os erros são inevitáveis ao lidar com grandes quantidades de documentos em papel. Muito papel causa desordem, e a desordem aumenta a ocorrência de arquivos perdidos ou extraviados. Um sistema de gestão documental auxilia na redução de erros, garantindo que as informações dos clientes fiquem seguras e sejam usadas corretamente.
4. Redução de custos
Existem muitos benefícios de redução de custos ao usar uma solução de gestão documental: redução do custo do espaço de armazenamento físico, custo com papel e impressões, necessidade de pessoal adicional, entre outros.
5. Aumento da segurança
O sistema de gestão documental mostra a data, hora e nome de usuário para cada atividade que ocorre em um registro. Isso permite que os administradores monitorem as atividades e garantam a segurança e a conformidade. Dessa forma, as informações ficam ainda mais seguras – o que é ótimo para a satisfação do cliente na contabilidade.
6. Redução do risco de danos e perdas
Armazenar documentos em papel no local pode ser arriscado. Os documentos podem ser destruídos por incêndio, inundação, desastres naturais, entre outras situações imprevistas. Ao migrar para o formato eletrônico, você se previne contra esses incidentes.
7. Melhoria da colaboração
Os documentos podem ser recuperados e modificados por um usuário enquanto o acesso é negado a outros enquanto aquele documento específico está sendo usado. Isso reduz informações duplicadas e aumenta a produtividade interna da equipe.
Como uma solução digital beneficia a satisfação do cliente na contabilidade?
Com todos esses benefícios, não é difícil compreender como uma solução digital beneficia a satisfação do cliente na contabilidade, não é mesmo? Isso é posto em forma de diversas maneiras:
- Agilidade no atendimento ao cliente com a estruturação de fluxos internos mais produtivos
- Facilidade na troca de informações e comunicação
- Garantia de segurança das informações sigilosas dos clientes
- Manutenção da confiança dos clientes
- Simplificação dos processos para o cliente enviar os documentos necessários para a contabilidade
- Modernização dos processos sinalizando a busca por atualização constante
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