Você sabia que é possível reduzir custos usandoa tecnologia de gestão dos fluxos documentais no agronegócio? O gerenciamentoeficaz de documentos no século XXI significa necessariamente digitalizar eautomatizar processos, mas nem todas as organizações estão envolvidas com isso.
De fato, muitos ainda estão usando processos denegócios manuais e há muitas maneiras de reduzir custos operacionais adotandouma estratégia de gerenciamento de documentos digitais. É preciso seguir astendências para manter a competitividade no mercado.
Neste artigo vamos entender melhor como épossível reduzir custos usando a tecnologia de gestão dos fluxos documentais noagronegócio. Confira.
Comoa tecnologia ajuda a reduzir custos com a gestão dos fluxos documentais noagronegócio?
Estamos vivendo uma nova realidade naagroindústria brasileira com o avanço da tecnologia. E isso leva a uma novadinâmica de trabalho com diversas mudanças nos processos internos.
Entre essas mudanças está a migração do armazenamento de documentos para o formato digital. Veja como a tecnologia pode ajudar a reduzir custos com a gestão dos fluxos documentais no agronegócio:
Economiade tempo
Com o gerenciamento de documentos digitais, vocêpode pesquisar, localizar, analisar, organizar, enviar, receber e gerenciarfacilmente arquivos eletrônicos. Com o gerenciamento manual de documentos, poroutro lado, você deve classificar e manter fisicamente os registros, e issoexige muito mais tempo.
Ao reduzir o tempo necessário para o pessoal fazer o trabalho, o gerenciamento de documentos digitais pode aumentar sua eficiência e produtividade, o que significa menos custos e resultados mais saudáveis no seu agronegócio.
Custosmais baixos de equipamentos e suprimentos
Tecnologia e equipamentos são tipicamenteinvestimentos sólidos para uma organização. Porém, isso não é verdade quandoenvolve investir em suprimentos e serviços para métodos desatualizados, comogerenciamento manual de documentos, incluindo:
- Armários
- Papel
- Toner
- Impressoras
- Manutenção e reparos
Ao migrar a gestão dos fluxos documentais noagronegócio para o formato digital, é possível economizar com todos essescustos.
Usomais eficiente do espaço
Os processos de negócios manuais exigem umgrande espaço de armazenamento físico. Portanto, as organizações que nãodigitalizam seus documentos precisam de espaços de escritório maiores.
O gerenciamento de documentos digitais, poroutro lado, prioriza os registros eletrônicos, o que significa que você podereduzir o espaço necessário para armazenar cópias impressas e reduzir os custosoperacionais – maximizando o espaço de armazenamento.
Aumentoda segurança dos documentos
Os registros físicos são frágeis e podem ser comprometidos por perda, dano, roubo, fraude e muito mais. Essa vulnerabilidade exige que você implemente medidas de segurança para proteger documentos em papel, incluindo alojamentos fora do local de trabalho ou a criação e manutenção de instalações seguras que possam proteger os documentos contra danos.
Com a gestão dos fluxos documentais noagronegócio em formato digital, as versões eletrônicas de seus arquivos estãoprotegidas contra danos e perdas físicas. Além disso, você pode aumentar aproteção com estratégias fáceis e baratas – como backups digitais econfigurações de permissões.
Otimizeos seus processos de negócios
Existem muitos custos associados aos seusprocessos de negócios em todos os departamentos, incluindo vendas, recursoshumanos, contabilidade e até atendimento ao cliente. Dentro de cada um dessesdepartamentos, algumas tarefas podem ser otimizadas por meio da automação –incluindo o processamento de faturas, cobrança e remessa de pagamentos,gerenciamento de clientes e gerenciamento de funcionários.
Ao automatizar o gerenciamento de documentosrelacionado a esses processos, você pode reduzir o tempo necessário paraconcluí-los, reduzir os custos de compra, reduzir os custos de integração eretenção de funcionários, aumentar a satisfação dos funcionários e dos clientese muito mais.
Você já sabia como a tecnologia pode contribuir para reduzir custos com a gestão dos fluxos documentais no agronegócio? Está preparado para levar essa tendência para a sua empresa? Então conheça o MegaGED – o software de gestão documental com melhor custo-benefício do Brasil.
