Você está buscando garantir uma gestão eficiente dos dados para se adaptar às normas da LGPD? Essa é uma necessidade de muitas das empresas brasileiras atualmente. E a tecnologia pode exercer um papel fundamental neste processo.
Pesquisas apontam que somente 20% das organizações estarão em conformidade em relação às exigências da LGPD. E a principal causa para isso está na falta de informações sobre as melhores formas de adequar os processos relacionados à gestão eficiente dos dados.
Para ajudá-lo neste processo, vamos compreender como você pode explorar a tecnologia para se adequar às normas da LGPD. Confira.
Certifique-se de que possui as tecnologias certas para fazer frente a essa nova legislação!
Se você ainda não fez isso, agora é a hora de revisar as tecnologias usadas em seu negócio e decidir se elas serão adequadas para garantir o cumprimento da LGPD. Afinal, será preciso implementar uma gestão eficiente dos dados para isso.
Um tipo de tecnologia que pode ajudar na conformidade com a LGPD é um sistema de gerenciamento de documentos. Afinal, precisamos considerar que grande parte dos dados pessoais estão registrados nos documentos que ficam armazenados nas empresas.
Simplificando, um sistema de gerenciamento de documentos armazena, gerencia e rastreia documentos em formato eletrônico – facilitando o controle e a organização dos dados em toda a empresa.
Algumas considerações para pensar sobre como você trabalha atualmente:
- Você pode encontrar documentos facilmente? Quanto tempo leva? Está tudo em um local? Você tem certeza de que tem tudo? Você sabe quantas cópias existem?
- O acesso ao documento pode ser restrito? Os documentos podem cair nas “mãos erradas”? Você corre facilmente o risco de uma violação de segurança?
Com um software de gestão de documentos, essas considerações não precisam ser uma preocupação.
Por que utilizar um software de gestão de documentos?
Quer entender melhor como um software de gerenciamento de documentos contribui para uma gestão eficiente dos dados – e garante a conformidade com a LGPD? Então vamos lá!
Direito de ser esquecido
Conforme a LGPD, as empresas devem permitir que um indivíduo solicite a exclusão ou remoção de dados pessoais quando não houver razão imperiosa para seu processamento contínuo. Com os arquivos de papel, localizar e depois apagar todos os dados de um indivíduo pode ser uma tarefa demorada e difícil.
Você sabe quantas cópias existem ou mesmo quem teve acesso aos arquivos? As informações podem ser facilmente espalhadas por vários locais e podem ser duplicadas ou mesmo perdidas.
Com um software de gestão de documentos, esse direito dos usuários pode ser facilmente respeitado. Todos os arquivos são armazenados em um local e encontrar os arquivos relevantes é um processo muito mais simples e eficiente, portanto, você pode ter certeza de que todos os arquivos estão localizados e podem ser apagados – garantindo a conformidade com a LGPD.
Direito de acesso
De acordo com a LGPD, os indivíduos terão o direito de obter acesso aos seus dados pessoais, para que estejam cientes e possam verificar a legalidade do tratamento. E cumprir isso sem o uso de tecnologia apropriada pode ser difícil.
Usando um software de gestão de documentos, as informações são armazenadas juntas em uma configuração, são acessadas de forma rápida e fácil e podem ser enviadas de forma eficiente para o indivíduo que solicita “o direito de acesso” dentro da escala de tempo definida.
Além disso, um sistema digital também oferece rastreabilidade em relação a todas as ações do usuário, pesquisas ágeis em todo o sistema e proteção para que documentos não sejam excluídos acidentalmente – fornecendo a confiança de que todos os dados corretos estão localizados e podem ser facilmente repassados.
Mapeamento do ciclo de vida dos dados
Um passo muito importante no processo de adequação à LGPD é mapear o ciclo de vida dos dados tratados pela empresa – desde o momento da criação até o descarte. Afinal, será cada vez mais importante ter consciência sobre todo esse ciclo. E um software de gestão de documentos garante isso para sua empresa.
Aumento da segurança dos dados
Uma etapa importante para uma gestão eficiente dos dados é reforçar a segurança, certo? Afinal, a LGPD prevê expressamente: utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão.
Um software de gestão de documentos possui um alto nível de segurança e diminui bastante as vulnerabilidades do armazenamento físico das informações. O acesso ao sistema é controlado rigorosamente e é possível configurar níveis de acesso às informações contidas no sistema.
Você já conhecia o papel da tecnologia na gestão eficiente dos dados? Quer utilizar um software de gestão de documentos para se adequar à LGPD? Então conheça o MegaGED.
