O seu escritório de contabilidade já está se adaptando ao Decreto nº 10.278/2020? Com essa nova norma, estão previstas muitas mudanças em relação à digitalização dos documentos – impactando também no descarte de documentos contábeis.
A grande mudança proposta é a possibilidade de descartar os documentos originais depois de sua digitalização. Com isso, é possível aproveitar todos os benefícios de eliminar os documentos em papel.
Atualmente, é comum vermos escritório de contabilidade que já utilizam documentos em formato digital. Porém, é necessário manter a versão original armazenada em papel para ter os efeitos legais. Com o Decreto nº 10.278/2020, essa realidade vai mudar.
Neste artigo vamos compreender quais são as mudanças no descarte de documentos contábeis com o Decreto nº 10.278/2020. Confira.
O que muda no descarte de documentos contábeis com o Decreto nº 10.278/2020?
O Decreto nº 10.278/2020 prevê que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais e o mesmo valor que os documentos originais. Com isso, torna-se possível facilitar a administração e gestão de documentos públicos e privados, de modo a proporcionar maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenagem e preservação dos documentos.
Dessa forma, após o processo de digitalização realizado conforme os procedimentos previstos, o documento físico poderá ser descartado – ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
Vale destacar que o Decreto não se aplica aos documentos originalmente produzidos em formato digital, tampouco aos documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional e aos documentos microfilmes, audiovisuais, de identificação e de porte obrigatório.
Qual o tempo de guarda de documentos contábeis?
Mesmo com a alteração no procedimento de descarte de documentos contábeis originais com sua migração para o formato digital proposta pelo Decreto nº 10.278/2020, ainda é fundamental observar o tempo de guarda mínimo previsto nas legislações.
O tempo de guarda de documentos contábeis é regulado por diversas legislações diferentes. Por esse motivo, os prazos podem variar muito entre os inúmeros documentos que passam por um escritório de contabilidade.
Para ajudá-lo a garantir o tempo de guarda conforme as exigências legais – e o descarte de documentos contábeis sem complicações – preparamos uma tabela com o tempo de guarda:
Documentos tributários
Documentos trabalhistas e previdenciários
Você já conhecia as mudanças no descarte de documentos contábeis com o Decreto nº 10.278/2020? Está preparado para modernizar a gestão de documentos no seu escritório? A MegaGED pode ajudá-lo neste processo. Entre em contato com a nossa equipe!
