Você já prestou atenção nos custos que surgem pela falta de gerenciamento da informação na sua empresa? Esse é um problema que afeta organização de todos os portes e setores no Brasil.
A má gestão afeta a produtividade de uma forma ou de outra e pode vir de várias formas – má gestão dos recursos humanos, má gestão financeira e má gestão do cliente. No entanto, a má gestão das informações dificulta o trabalho de todos e afeta toda a empresa.
Neste artigo vamos compreender melhor quais são os impactos negativos da falta de gerenciamento da informação. Confira.
O gerenciamento da informação impacta a produtividade
O M-Files 2019 Global Intelligent Information Management Benchmark Report entrevistou 1.500 funcionários de escritório em várias regiões globais para estabelecer um benchmark organizacional sobre como as informações de negócios são organizadas e acessadas. Entre os principais desafios está o gerenciamento de documentos.
Globalmente, os resultados da pesquisa mostraram que:
- 82% dos entrevistados afirmaram que navegar em diferentes sistemas e locais para encontrar a versão correta de um arquivo que procuram afeta negativamente sua produtividade.
- 91% dos entrevistados relataram que seu trabalho seria mais fácil se eles pudessem acessar de forma rápida e fácil a versão mais recente de um documento.
Outros problemas menos comuns incluem:
- 42% citaram desafios com classificação imprópria ou incorreta de documentos.
- 41% relataram que as informações eram frequentemente armazenadas na pasta ou sistema incorreto – com 29% afirmando que as informações foram extraviadas ou perdidas.
- 26% citaram desafios para determinar qual sistema ou repositório pesquisar, enquanto 26% não tinham certeza se encontraram a versão atual de um documento.
Muitas tecnologias empresariais estão desatualizadas
Há claramente um problema. A pesquisa mostra que muitas empresas armazenam informações manualmente usando estruturas de pastas hierárquicas desatualizadas em uma variedade de sistemas díspares e frequentemente não integrados.
A produtividade é prejudicada quando as informações sobre as atividades envolvidas na produção não são gerenciadas de forma eficiente. Como consequência, a organização precisa lidar com custos desnecessários – como maior necessidade de mão de obra, retrabalho e uso incorreto de recursos.
Porém, a situação pode ser melhorada usando uma gama de ferramentas que ajudam a lidar com áreas específicas – como ferramentas para comunicação interna, organização de projetos e gerenciamento dos documentos.
Quando essas ferramentas são exploradas corretamente, as empresas conseguem obter um ótimo retorno sobre o investimento. As decisões certas podem ser tomadas mais rapidamente e a equipe pode entender onde os problemas foram introduzidos, o que precisa ser consertado primeiro, e podem executar suas rotinas sem problemas relacionados à falta de informações.
O papel fundamental de uma solução para gestão documental
Um software de gestão documental permite que todos os documentos da organização sejam centralizados em um único ambiente – que pode ser acessado em tempo real pelos funcionários e todas as filiais.
Dessa forma, é possível lidar de forma eficiente com o gerenciamento da informação e obter diversos benefícios muito valiosos:
- Maior produtividade dos funcionários. Para os funcionários, trabalhar com arquivos digitais e formulários móveis significa que eles não lidam com caixas ou armários cheios de papéis. A transferência e o armazenamento de dados serão mais fáceis, assim como o compartilhamento e a colaboração de dados.
- Reduza custos e aumente o ROI. Ao abandonar documentos em papel e usar a tecnologia digital, você pode maximizar seu espaço, economizar dinheiro e armazenar grandes quantidades de informações em um espaço pequeno. Todos os dados ficam centralizados em uma única plataforma – simplificando processos e reduzindo os custos.
- Acessibilidade. O principal problema com os documentos em papel é que eles não são fáceis de encontrar quando você tem pilhas de papéis e as informações não são acessíveis imediatamente. Isso também envolve muitos desperdícios de tempo e atrasos no processamento. O software de gestão documental torna o acesso mais fácil, mais simples e mais rápido.
- Segurança de dados. Os documentos digitais são mais seguros que os impressos. Por um lado, os arquivos digitais podem ser renderizados por meio de criptografia. Eles também podem ser protegidos contra impressão, porque os controles de acesso são mais severos, portanto as chances de manter as informações seguras são maiores.
Você já conhecia os problemas gerados pela falta de gerenciamento da informação? Quer levar os benefícios de um software de gestão de documentos para a sua empresa? Então conheça as funcionalidades do MegaGED!
