Uma luta comum enfrentada por proprietários de empresas, especialmente iniciantes, é gerenciar registros financeiros. O volume de relatórios e dados que eles precisam controlar é, compreensivelmente, esmagador.
As empresas enfrentam dificuldades porque não sabem como gerenciar com eficácia suas contas financeiras ou simplesmente não têm tempo para mantê-las. Isso pode ser um problema porque tornará mais difícil para as empresas rastrear informações financeiras importantes sobre sua empresa. Não só isso, mas também existem exigências legais relacionadas ao controle adequado das finanças.
Para ajudá-lo nesta tarefa, vamos destacar 6 dicas para gerenciar registros financeiros na sua empresa. Confira!
Como gerenciar registros financeiros na sua empresa?
1. Tenha contas separadas para sua empresa
Um fator que contribui para as complicações na hora de gerenciar registros financeiros é a distinção entre despesas comerciais e pessoais. Às vezes, é difícil estabelecer limites, especialmente para proprietários de empresas que gerenciam todas as finanças em uma conta.
A maneira mais simples de ajudar a distinguir despesas comerciais e pessoais é ter contas bancárias separadas. Sua empresa deve ter uma conta própria para ser usada exclusivamente para as despesas da empresa. Dessa forma, a linha entre suas despesas profissionais e pessoais se torna muito mais clara.
2. Evite usar dinheiro para transações comerciais
Quando se trata de transações comerciais, seria útil sempre ter um registro em papel. Isso permite que você acompanhe todos os seus registros financeiros com um documento de suporte.
Se você usar dinheiro em cédulas para pagar despesas comerciais, não pode garantir que terá provas em papel que destacam a transação. Isso tornaria ainda mais difícil para você controlar o dinheiro que entra e sai. Por outro lado, as transações com cartão de crédito ou outros meios digitais facilita o rastreamento das finanças.
Nos casos em que você não tem escolha a não ser usar dinheiro, certifique-se de pedir um recibo oficial. Isso deve tornar mais fácil para você anotar a transação nos seus controles internos da empresa.
3. Defina um dia específico para atualizar os registros financeiros
O volume de trabalho que você tem que fazer diariamente pode tornar ainda mais difícil gerenciar registros financeiros. Simplesmente não há tempo para fazer isso. Mas quanto mais você atrasa a atualização de seus registros financeiros, mais eles se acumulam.
Para evitar isso, defina um dia por semana para manter seus registros financeiros atualizados. Se necessário, você pode transferir todos os compromissos e reuniões para outro dia para que possa se concentrar principalmente no gerenciamento de seus controles financeiros.
4. Categorize as contas
Existem muitas despesas diferentes necessárias para gerir o seu negócio. Frequentemente, elas se enquadram em diferentes categorias, como viagens de negócios, suprimentos, folha de pagamento, etc. Para facilitar o gerenciamento de todas as suas transações, categorize seus registros.
Arquivos separados para diferentes categorias e despesas. Dessa forma, será muito mais fácil rastrear e navegar pelos seus livros.
5. Reavalie suas estratégias de contabilidade periodicamente
Ao começar, você pode recorrer ao uso de apenas uma planilha simples para gerenciar suas contas financeiras. Mas, à medida que sua empresa cresce, chegará o tempo em que esse método simples não funcionará mais.
Reavalie regularmente suas estratégias de contabilidade. Talvez seja hora de mudar para um método mais otimizado de registro de despesas financeiras – especialmente considerando a evolução das soluções digitais.
6. Centralize as informações financeiras
A melhor maneira de gerenciar registros financeiros é garantir que todas informações possam ser encontradas no mesmo local – de preferência, de forma organizada. Em vez de deixar notas fiscais e recibos espalhados pelas gavetas, você pode armazená-los em formato digital.
Com um software de gestão de documentos como o MegaGED é possível armazenar suas informações financeiras em uma plataforma hospedada na nuvem. Dessa forma, os dados podem ser acessados a qualquer instante, onde quer que você esteja.
Você gostou das dicas para gerenciar registros financeiros da sua empresa? Quer conhecer melhor as funcionalidades do MegaGED? Entre em contato com a nossa equipe!
