Osdocumentos são um componente fundamental para qualquer empresa –independentemente do seu ramo de atuação. Porém, o gerenciamento desses dadospode se transformar facilmente em uma tarefa desafiadora. E uma solução deGestão Eletrônica de Documentos que captura, armazena e recupera documentos empapel e eletrônicos pode fornecer muitos benefícios importantes para suaorganização.
Neste artigo, vamos analisar os principais benefícios de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos como o MegaGED, incluindo:
- Backups confiáveis
- Maior segurança e controle
- Colaboração facilitada
- Acesso facilitado
- Custos mais baixos de arquivamento
- Controle de versão aprimorado
- Maior eficiência e gerenciamento de arquivos
- Melhores recursos de pesquisa
- Conteúdo mais consistente
- Gerenciamentoaprimorado de tarefas
Leiapara saber mais!
Os benefícios de setornar digital
Sevocê não deseja dedicar espaço aos arquivos, a Gestão Eletrônica de Documentosoferece uma boa alternativa. As principais informações da sua empresa podemficar armazenadas em uma única plataforma – incluindo documentos financeiros econtábeis, contratos, documentos de funcionários, papéis de processos internose muito mais.
Acentralização do armazenamento de documentos digitais em algum lugar em quetodos funcionários possam acessá-los aumenta a eficiência. E é justamente issoque o MegaGED oferece para o seu negócio. Entre na era digital e transforme osprocessos internos com o auxílio da tecnologia!
10 benefícios daGestão Eletrônica de Documentos
1. Backupsconfiáveis
Garantirque os documentos fiquem armazenados em segurança é um desafio para muitasempresas. Com o armazenamento físico, os papéis ficam suscetíveis e diversosimprevistos que podem causar danos irreversíveis. Porém, depois que os dadosforem digitalizados, você poderá criar facilmente cópias de segurança paraarmazenar fora do local. Isso também garante que sua empresa sobreviva aqualquer desastre.
2. Maior segurançae controle
Manter asegurança das informações é imprescindível, não é? Porém, conseguiro controle por meio de um sistema de armazenamento em mídia física é difícil.Movendo seus dados para a nuvem, você pode definir permissões para cadadocumento e identificar claramente quem acessou quais documentos e quando.
3. Colaboraçãofacilitada
Umsoftware de Gestão Eletrônica de Documentos concede a capacidade de criar eimplementar fluxos de trabalho de suas informações – melhorando muito acolaboração interna e externa. Por exemplo, um funcionário ou gerente pode sercapaz de identificar onde um arquivo está no processo de aprovação a qualquermomento.
4. Acessofacilitado
Todasas pessoas podem acessar os documentos por meio de dispositivos móveis commuita facilidade. Ser capaz de procurar um arquivo ou documento no computadorem vez de procurar manualmente em um arquivo economiza tempo. Além disso, comoos documentos agora são eletrônicos, eles podem ser visualizados por muitaspessoas ao mesmo tempo.
5. Custos maisbaixos de arquivamento
Ogerenciamento e o arquivamento de documentos em papel podem exigir muitotrabalho e, portanto, gerar custos. O processamento, armazenamento erecuperação de documentos podem ser significativamente aprimorados ao mudarpara ambientes eletrônicos – reduzindo as despesas.
6. Controle deversão aprimorado
Acapacidade de procurar um documento ou arquivo específico – rapidamente –permite que os usuários identifiquem qual registro é a versão mais atual. Alémdisso, ver a data e hora de quando o documento foi atualizado pela última vezoferece grandes benefícios para os usuários que desejam fazer referência aoregistro mais recente.
7. Maior eficiênciae gerenciamento de arquivos
A Gestão Eletrônica de Documentos também oferece grandes melhorias de produtividade para sua equipe. Em vez de perder tempo procurando por documentos em armários e gavetas, basta procurar as informações no seu computador. Depois de encontrar os documentos, você pode imprimir uma cópia ou simplesmente lê-la na tela. Além disso, os documentos não se perdem, pois não é necessário re-arquivar.
8. Melhoresrecursos de pesquisa
Poderencontrar facilmente informações nos permite melhorar a tomada de decisões ereduzir a quantidade de tempo perdida na busca de informações. Com um softwarede Gestão Eletrônica de Documentos como o MegaGED é possível aumentar aeficiência desse processo.
9. Conteúdo maisconsistente
Garantirque o conteúdo seja constantemente formatado, nomeado e controlado não é fácil.Ao implementar fluxos de trabalho digitais ou ao projetar como você deseja queseus documentos sejam arquivados, você aumenta a consistência – impactandopositivamente na produtividade.
10. Gerenciamentoaprimorado de tarefas
Digitalizarsuas informações permite que tarefas sejam atribuídas aos usuários, se vocêprecisar. Também estão disponíveis recursos avançados de fluxo de trabalho quepermitem rotear documentos por toda a organização, mantendo a capacidade deacompanhar o progresso deles.
Você já conhecia esses benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos? Quer descobrir como as funcionalidades do MegaGED podem ajudá-lo? Então visite nosso site.
