Vocêjá conhece os benefícios da gestão eletrônica de documentos para o seuescritório de contabilidade? A incorporação de soluções digitais para facilitaras operações do dia a dia pode ser muito vantajosa de diversas maneirasdiferentes – afetando o desempenho da empresa no mercado.
Emvez de perder tempo gerenciando uma infinidade de documentos de forma manual, épossível automatizar diversos processos e aumentar a produtividade de todo oescritório. A gestão eletrônica de documentos gera impactos positivos que podemlevar a grandessaltos na performance do escritório.
Querentender melhor quais são os benefícios da gestão eletrônica de documentos?Então acompanhe ao longo deste artigo.
Como funciona agestão eletrônica de documentos?
Agestão eletrônica de documentos é feita através de um sistema digital que ficaresponsável pelo armazenamento e gerenciamento dos documentos que passam peloseu escritório de contabilidade. Dentro dessa plataforma é possível visualizar,alterar e gerenciar arquivos digitais em diferentes formatos.
Pormuito tempo esse armazenamento era realizado apenas de forma física – comdocumentos impressos guardados em armários e gavetas. Com a popularização doscomputadores, foi possível migrar esse armazenamento para os HDs, mas eranecessário acessar as informações somente através do dispositivo em que osdados estivessem salvos.
A gestão eletrônica de documentos surgiu para revolucionar essas rotinas. Todas as informações ficam salvas na nuvem e podem ser acessadas facilmente pelas pessoas autorizadas. Dessa forma, toda a sua equipe pode ter acesso aos documentos necessários no dia a dia de trabalho.
7 benefícios dagestão eletrônica de documentos
Aimplementação da gestão eletrônica de documentos produz vários benefíciosimportantes para o seu escritório de contabilidade. Veja quais são osprincipais deles:
1. Backupsconfiáveis
Vocêjá perdeu arquivos importantes porque não havia feito um backup? Essa é umasituação muito comum que gera muitos prejuízos, não é? Um sistema de gestãoeletrônica de documentos consegue facilitar e automatizar o processo de cópiasde backup. Dessa forma, você garante que sua empresa estará sempre preparadacontra imprevistos.
2. Maior segurançae controle
Osdocumentos trabalhados pela contabilidade são extremamente sensíveis, certo?Ter a segurança adequada e controle sobre quem pode recuperar suas informaçõesé fundamental. Porém, alcançar o controle através de um papel manual ou sistemade arquivamento é extremamente desafiador.
Aomover seus dados para a nuvem com um sistema de gestão eletrônica de documentosvocê pode definir permissões para cada documento, pasta ou dispositivo – além de identificar claramente quemrecuperou quais documentos e quando.
3. Colaboraçãofacilitada
Acapacidade de criar e implementar fluxos de trabalho de suas informaçõesmelhora muito a colaboração interna e externa. Por exemplo, um funcionário ougerente pode identificar onde um arquivo está no processo de aprovação a qualquermomento.
4. Melhoria napontualidade
Asequipes que trabalham em um escritório ou em locais remotos podem obter acessoinstantâneo à documentação de que precisam. Ser capaz de procurar um arquivo oudocumento a partir de seu computador, em vez de cavar manualmente através de umfichário, economiza tempo. Além disso, como os documentos agora sãoeletrônicos, eles podem ser vistos por muitas pessoas ao mesmo tempo.
5. Redução decustos
Ogerenciamento e o arquivamento de documentos em papel podem ser muitotrabalhosos e, portanto, caros. O processamento, o armazenamento e arecuperação de registros arquivados podem ser significativamente melhorados aomudar para ambientes eletrônicos – gerando uma redução decustos.
6. Informaçõessempre atualizadas
Sercapaz de procurar um documento ou arquivo específico rapidamente permite que osusuários identifiquem qual é a versão mais atual desse documento. Conseguir verclaramente quando a informação foi atualizada pela última vez proporcionagrandes benefícios aos usuários – que conseguem usar o registro mais recente.
7. Aumento daeficiência no gerenciamento de arquivos
Agestão eletrônica de documentos também oferece grandes melhorias deprodutividade para sua equipe. Toda a rotina do escritório se tornamais ágil e eficiente com a possibilidade de acessar rapidamente todas asinformações na tela do computador – sem a necessidade de reimprimir váriascópias ou importar as informações várias vezes para o sistema.
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