Odepartamento de recursos humanos tem uma ampla gama de responsabilidades, massua produtividade é frequentemente reduzida devido a problemas na organizaçãode documentos no RH. Pequenas falhas no dia a dia podem causar grandesproblemas em longo prazo.
Poroutro lado, um departamento de recursos humanos que consegue manter seusdocumentos armazenados com segurança e facilmente acessíveis para as pessoasautorizadas tem muito a ganhar. Todos os funcionários passam a perder menostempo apenas procurando por documentos e podem focar nas atividades querealmente importam.
Algumasdicas simples podem ser utilizadas para aumentar a eficiência e simplificar aorganização de documentos no RH. Confira ao longo deste artigo.
3 dicas parasimplificar a organização de documentos no RH
1. Invista noconceito de paperless
Umarquivo em papel é o pesadelo do profissional de RH, especialmente quando aempresa é grande ou quando a contratação ou a substituição de funcionários é umevento frequente. Com gabinetes transbordando e processos baseados em papel oupor e-mail, o tempo necessário para a recuperação de arquivos é muito maior doque o ideal. Por isso, investir no conceito depaperless é uma das melhores soluções para aumentar a eficiência daorganização de documentos no RH.
Em umsistema digital, os documentos são fáceis de acessar e atualizar. Toda a equipede RH pode contribuir com informações e edições adicionais. Um registro detalhadoserá mantido, facilitando o rastreamento das edições mais recentes e daspessoas responsáveis por elas. Além disso, é fácil acessar um arquivo digitalpaperless em qualquer local. É ideal para profissionais de RH que viajam muitoe para pessoas que gerenciam documentos para vários escritórios.
2. Defina o tempode retenção dos documentos
Independentementedo tamanho da empresa, o departamento de RH é responsável por manter um arquivodetalhado. Este arquivo desempenha um papel vital para garantir a conformidadelegal. Quanto maior a empresa, mais complexo será o cronograma de retenção dosdocumentos.
Umasolução de gerenciamento de documentos digitais simplifica o processo e tornamuito mais fácil para a equipe de RH garantir a conformidade regulamentar.Ainda assim, ter que inserir informações para um grande número de funcionáriospode levar ao caos do gerenciamento de dados.
Umaforma de otimizar a organização de documentos no RH é saber quando você podedescartar as informações – liberando mais espaço e diminuindo a confusão. Vejaalguns dos prazos mais comuns para o setor de recursos humanos:
Prazode guarda: 2 anos
- Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT)
- Aviso Prévio
- Pedido de Demissão
Prazode guarda: 3 anos
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados(CAGED), a contar da data do envio ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE)
Prazode Guarda: 5 anos
- Acordo de compensação ou prorrogação de horas
- Controle de ponto
- Atestado médico
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
- Mapa Anual de Acidente de Trabalho
- Guia de Recolhimento de Contribuição SindicalUrbana (GRCSU)
- Autorização para descontos não previstos em Lei
- Documentos relativos à retenção de impostossobre o prestador de serviços
- Comprovante de entrega da Guia da PrevidênciaSocial ao sindicato profissional
- Comunicação de Dispensa (CD) e Requerimento doSeguro-Desemprego (SD)
- Recibos de pagamentos de salários, adiantamento,abono, 13º, férias
- Documentos do vale-transporte e alimentação
Prazode Guarda: 10 anos
- Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP
- Comprovante de Retenção do INSS
- Folha de pagamento
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
Prazode Guarda: 20 anos
- Exames médicos (admissional, periódicos edemissional)
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional(PCMSO)
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais(PPRA)
- Comprovação de entrega do PerfilProfissiográfico Previdenciário (PPP)
Prazode Guarda: 30 anos
- Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS)
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à PrevidênciaSocial (GFIP)
- Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e daContribuição Social (GRFC)
Prazode Guarda: Indeterminado
- Contrato de Trabalho
- Livro ou ficha de registro de empregados
- Livro de registro da CIPA
3. Reforce asegurança
Umamelhor organização de documentos no RH não é apenas uma questão de recuperaçãofácil de documentos. Também deve envolver maior segurança de dadosconfidenciais. A seleção da solução correta de gerenciamento de documentos parao departamento de RH contribuirá para aumentar a segurança das informações. Defato, a segurança de manter esses registros em um sistema de gerenciamento dedocumentos será muito maior do que no caso de um arquivo em papel.
Emuma plataforma que funciona online, todas as ações realizadas pelos usuáriosficam armazenadas. Esses logs fornecem informações sobre as pessoas queacessaram os arquivos, a hora do acesso e as edições que foram feitas.Portanto, é muito fácil rastrear alterações no arquivo e os responsáveis porelas.
Umasolução de gerenciamento de documentos também impedirá que pessoas nãoautorizadas acessem os dados. As senhas e a criptografia podem ser usadas paraimpedir que indivíduos que não deveriam estar visualizando arquivos pessoaisacessem esses.
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