Omanuseio e arquivamento correto de documentos é fundamental para as empresasque atuam em qualquer segmento. Seja um escritório decontabilidade, um agronegócio,uma revendaautomotiva ou um prestador de serviços, ter documentos organizados eacessíveis certamente contribui para a produtividadeinterna – além de interferir no cumprimento das obrigações legais.
Existemvários documentos que precisam ser armazenados por exigências contábeis efiscais, certo? Por outro lado, também existem os documentos que sãoimportantes para a execução das atividades internas – e precisam estaracessíveis aos profissionais. Porém, quando os documentos não são gerenciadoscorretamente, podem surgir várias complicações.
Já omanuseio e arquivamento coreto dos documentos gera vários benefícios:
- Melhoria do acesso à informação
- Economia de espaço com armazenamento noescritório
- Redução de custos operacionais
- Redução dos riscos de descumprimento dasobrigações legais
- Segurança das informações vitais do negócio
- Apoio para uma melhor tomada de decisõesgerenciais
Paracolocar isso em prática, você pode seguir esses 5 passos para o manuseio earquivamento correto de documentos:
Passo a passo parao manuseio e arquivamento correto de documentos
1. Determine quaisdados devem ser arquivados
Comecedecidindo quais documentos devem ser arquivados na sua empresa, considerandoque tipo de dados você deseja permanecer armazenado em um banco de dados dearquivamento pesquisável. Essa decisão pode incluir uma análise dos documentosque já estão armazenados atualmente – e uma ação de descarte daquelasinformações que não precisam mais ficar armazenadas.
2. Atribua umcronograma de retenção para cada categoria
Existemalguns documentos que precisam ficar armazenados na sua empresa por um tempodeterminado em legislação. Por outro lado, também existem documentos internosque não seguem essa exigência – mas você pode determinar um tempo mínimo combase na sua importância ao longo dos anos.
Enquantouma nota fiscal de saída deve ser armazenada por 10 anos, você pode definir quedeseja armazenar o histórico de seus clientes que não estão mais ativos por 5anos, por exemplo. A partir disso, todos os processos de arquivamento seguemessas diretrizes.
3. Desenvolva umapolítica de arquivamento com tudo incluído
Pormais que você saiba como fazer o manuseio e arquivamento correto de documentos,é fundamental garantir que todas as pessoas envolvidas também saibam comoproceder. Para isso, você pode criar uma política de arquivamento – que incluium conjunto formalizado e abrangente de procedimentos e regras. O objetivo égerar um documento que seja aplicável e gerenciável.
Essapolítica de arquivamento deve incluir:
- Tempo do armazenamento de dados
- Referência para arquivamento de dados
- Variedade de mídia usada para armazenar dados
- Mecanismos que facilitam o processo dearquivamento de dados
- Regras para quem deve ter acesso aos arquivosarquivados
- Princípios para a permissão de acesso aos dados
4. Garanta asegurança do arquivo de dados
Asegurança dos seus dados arquivados é um dos aspectos essenciais noarquivamento correto de documentos. E isso é ainda mais importante quandoestamos falando da manipulação das informações confidenciais de seus clientes,empresas e funcionários.
Atualmente,a melhor forma de colocar isso em prática é usar um sistema digital. Em vez dearmazenar os documentos em papel – em ambientes que podem ser facilmenteacessados por pessoas não autorizadas – você pode armazenar as informações nanuvem por meio de sistemas que controlam o acesso com eficiência.
5. Utilize umasolução digital para ajudá-lo
Com oavanço da tecnologia, gerenciar as informações da sua organização nunca foi tãofácil. Além de aumentar a segurança das informações, um sistema digital podegerar vários outros benefícios quando falamos sobre o manuseio e arquivamentocorreto de documentos.
Você pode usar um software de gestão eletrônica de documentos, migrando todo o armazenamento das informações para o formato digital. Dessa forma, todas as informações ficam armazenadas em uma plataforma segura que facilita a busca dos dados para as pessoas autorizadas.
Entreos benefícios disso estão: segurança da informação, facilidade de busca,controle do tempo de armazenamento, backups de informações, praticidade namanipulação das informações, redução do espaço para armazenamento de papéis,entre vários outros.
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