Você busca formas de reduzir custos com a gestão documental no agronegócio? Para manter a competitividade no mercado, é cada vez mais importante aumentar a eficiência em todas as áreas da organização – minimizando as despesas e otimizando a produtividade.
Se sua empresa ainda executa processos manuais ebaseados em papel, você provavelmente está gastando uma fortuna em custosoperacionais simples. Além do preço do papel, as despesas de impressão earmazenamento podem facilmente consumir uma parcela relevante do orçamento.
A solução que muitos empresários encontrarampara reduzir custos com a gestão documental no agronegócio está na tecnologia.Com o rápido avanço das novas tecnologias, é possível encontrar ótimasferramentas que automatizam processos e simplificam os processos.
Ao utilizar uma solução digital para gerenciaros documentos, é possível alcançar os 3 pilares para reduzir custos com agestão documental no agronegócio: eficiência, segurança e mobilidade.
Neste artigo vamos entender melhor como issoacontece na prática. Confira.
Comoa tecnologia contribui com a gestão de documentos?
Na maioria das empresas modernas, os arquivosnão são mais armazenados no local em gabinetes de arquivos – eles sãoarmazenados em um servidor local ou externo e são acessíveis a todos osfuncionários por meio de software.
Ou seja, reduzir custos com a gestão documentalno agronegócio passa pela utilização da tecnologia. Os softwares degerenciamento de documentos ajudam as empresas a organizar e acessar seusarquivos e incluem recursos como:
- Indexação dedocumentos
- Pesquisa de documentos
- Automação de fluxo detrabalho
- Controles de painel epersonalização
- Controle de versão
- Segurança e controlede acesso
- Acesso mobile
- Serviços baseados nanuvem
Os3 pilares para reduzir custos com a gestão documental no agronegócio
Com base nos recursos das soluções digitais,podemos destacar 3 pilares que contribuem para reduzir custos com a gestãodocumental no agronegócio:
- Eficiência
- Segurança
- Mobilidade
Vamos entender como cada um desses benefícioscontribui com a redução dos custos!
1.Eficiência
A utilização de um software de gestão documental torna as rotinas internas do agronegócio mais eficientes. Além de poupar despesas com a compra de papel e realização de impressões, ainda é possível maximizar a produtividade de toda a equipe.
Em vez de perder tempo procurando pordocumentos, o tempo dos funcionários pode ser alocado em outras tarefas maisestratégicas. Em longo prazo, essa é uma ótima forma de garantir um ótimodesempenho no mercado.
2.Segurança
Você já perdeu um documento que estavaarmazenado nas gavetas do seu escritório ou no HD do seu computador? Ou entãoteve problemas com a segurança das informações sigilosas de seus clientes?
Esses são alguns dos problemas que podem ser resolvidos ao migrar o armazenamento dos documentos para o formato digital. Ao usar um software específico para gerenciar documentos eletrônicos você consegue armazenar todas as informações de forma segura.
Além de centralizar todas informações em um sistema seguro, você ainda pode aumentar a segurança da informação no agronegócio ao realizar backups dos dados com frequência. Assim, você garante que suas informações continuem armazenadas mesmo em situações imprevistas.
Quando você garante a segurança, torna-sepossível reduzir custos com a gestão documental no agronegócio, evitando despesaspara lidar com as situações imprevistas que poderiam surgir – como extravio dedocumentos, multas, juros e outras penalidades.
3.Mobilidade
A mobilidade é uma das principais tendências quesurgiram nos últimos anos. Grande parte das pessoas já utilizam dispositivosmóveis no dia a dia – como smartphones e tablets. E essa onda também chegou noambiente organizacional.
Ao usar um sistema de gestão documental, você pode acessar todos os documentos da sua empresa de forma remota – onde quer você esteja. Dessa forma, as atividades podem continuar sendo executadas em colaboração sem problemas e você mantém a produtividade sempre em alta.
Você já conhecia esses 3 pilares para reduzir custos com a gestão documental no agronegócio? Está preparado para levar a tecnologia para o seu negócio? Então conheça o MegaGED – o software de gestão de documentos com melhor custo-benefício do Brasil.
