Você sabe como funciona o ciclo de vida do tratamento dos dados pessoais, de acordo com o que está previsto na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)?
Conforme as normas da LGPD, o dado pessoal é coletado para atender a uma finalidade específica e pode, por exemplo, ser eliminado a pedido do titular dos dados, ao cumprimento de uma sanção aplicada pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados ou ao término de seu tratamento. Dessa forma, percebemos a configuração de um ciclo que se inicia com a coleta e que determina a “vida” (existência) do dado pessoal durante um período de tempo, de acordo com certos critérios de eliminação.
É fundamental destacar que a LGPD considera como tratamento todas as operações realizadas com dados pessoais. Ou seja, é considerado “tratamento” tanto a coleta quanto o armazenamento de dados pessoais, mesmo essas operações tratando de propósitos diferentes.
Mas, afinal, como funciona o ciclo de vida do tratamento dos dados pessoais? Confira logo a seguir!
Entenda o ciclo de vida do tratamento dos dados pessoais
Para orientar a prática do tratamento e apresentar os ativos institucionais envolvidos, divide-se o ciclo de vida do tratamento dos dados pessoais em cinco fases: coleta, retenção, processamento, compartilhamento e eliminação.
- Coleta: obtenção, recepção ou produção de dados pessoais – independente do meio utilizado (documento em papel, documento eletrônico, sistema de informação, etc.).
- Retenção: arquivamento ou armazenamento de dados pessoais – independente do meio utilizado (documento em papel, documento eletrônico, banco de dados, arquivo de aço, etc.).
- Processamento: qualquer operação que envolva classificação, utilização, reprodução, processamento, avaliação ou controle da informação, extração e modificação de dados pessoais.
- Compartilhamento: qualquer operação que envolva transmissão, distribuição, comunicação, transferência, difusão e compartilhamento de dados pessoais.
- Eliminação: qualquer operação que visa apagar ou eliminar dados pessoais. Esta fase também contempla descarte dos ativos organizacionais nos casos necessários ao negócio da instituição.
Ciclo de vida dos documentos no contexto da gestão
No contexto da gestão de documentos, o ciclo de vida dos documentos de arquivo compreende três fases: produção, utilização e destinação final (eliminação ou guarda permanente). Em cada uma dessas fases são realizados os procedimentos e operações de gestão de documentos
- Produção: operações referentes à elaboração de documentos em razão da execução das atividades de um órgão ou entidade.
- Utilização (uso e manutenção): operações referentes ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua função administrativa, assim como de sua guarda, após cessar o seu trâmite.
- Destinação final: operações referentes ao ato de decidir quais documentos devem ser eliminados (mediante autorização, conforme legislação vigente), bem como quais documentos devem ser mantidos por razões administrativas, legais ou fiscais. Para tal, envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos.
A importância de migrar para a gestão eletrônica de documentos
Conforme vimos ao longo do artigo, a gestão de documentos tem uma relação muito próxima com a adequação à LGPD. Por essa razão, a melhor solução pode ser migrar para a gestão eletrônica de documentos – simplificando esses processos e minimizando os riscos no tratamento dos dados.
Além de auxiliar na adaptação às normas da LGPD, a migração do armazenamento físico para o digital pode trazer muitas outras vantagens para sua empresa:
- Backups confiáveis
- Maior segurança e controle
- Colaboração facilitada
- Acesso facilitado
- Custos mais baixos de arquivamento
- Controle de versão aprimorado
- Maior eficiência e gerenciamento de arquivos
- Melhores recursos de pesquisa
- Conteúdo mais consistente
- Gerenciamento aprimorado de tarefas
Você já conhecia o ciclo de vida do tratamento dos dados pessoais? Ficou interessado em implementar uma gestão eletrônica de documentos na sua empresa? Então conheça o MegaGED, a solução digital que pode ajudá-lo!
