Asfalhas na gestão de documentos podem ser as grandes responsáveis por diversosproblemas internos da sua empresa. Porém, grande parte dos empresários não dá aatenção devida a esses processos – o que torna difícil a identificação dessasfalhas.
Vocêpossui problemas na produtividade pela dificuldade na comunicação entre osfuncionários? Já deixou clientes insatisfeitos pela demora no atendimento? Teveque arcar com multas pela falta de cumprimento de todas obrigações contábeis?Todos esses são problemas que podem estar relacionados com as falhas na gestãode documentos.
Nesteartigo veremos 7 problemas que são causados por essas falhas na gestão dedocumentos. Confira.
Principaisproblemas causados por falhas na gestão de documentos
1. Perda de dadosem caso de desastre
Opior pesadelo que uma empresa pode enfrentar é atender as ligações dos clientese ter que dizer a eles que todos os seus dados sumiram porque a sala dearquivos acabou de pegar fogo! Bem, pode não ser tão dramático, mas vamosencarar – você deve estar pronto para dar o melhor de si e estar preparado parao pior.
Emborao pior possa ser um desastre natural ou causado pelo homem, a melhor maneira deproteger seus documentos comerciais é implementar um sistema de gerenciamentode documentos que não apenas ajude a gerenciar documentos em papel, mas tambémseus arquivos digitais.
Dessaforma, os documentos sobreviverão ao desgaste causado pelo manuseio físico econdições climáticas adversas. Além disso, embora a única maneira física defazer backup de seus documentos em papel seja fazer cópias deles e adicioná-losà sua montanha de papel, é fácil fazer backup dos arquivos digitais – erecuperá-los em poucos minutos.
2. Excesso degastos
Osarquivos em papel consomem muito tempo para serem sua fonte de informação emlongo prazo. Não é apenas difícil obter informações de uma biblioteca dedocumentos físicos (especialmente uma biblioteca externa), ela também faz comque toda uma gama de tarefas conectadas a um processo de negócios seja colocadaem fila. E isso leva a atrasos nos projetos e possíveis escalonamentos decustos.
Vocêpode não sentir o aperto durante os bons momentos; mas em uma recessãoeconômica, ter investido em um sistema de gestão de documentos pode significarcustos mais baixos quando mais importa. Além disso, você não precisa maisdedicar um grande espaço para o armazenamento de documentos físicos e nemgastar com a impressão de centenas de papéis todas as semanas.
3. Falhas decomunicação
Amaioria dos processos de negócios envolve estágios de concepção, iteração,pesquisa, decisão e execução e, em seguida, uma revisão de acompanhamento.Vários departamentos estão envolvidos em todo o exercício. Quando os documentosde origem não estão ao alcance de todos os envolvidos nesse processo denegócios, isso pode dificultar a comunicação tranquila de ideias e dadosrelevantes.
4. Decisões ruinsou erradas
Asfalhas de comunicação implicam que seus funcionários não possuem acesso a dadoscompletos para que eles executem suas tarefas como esperado. Isso é verdade especialmentequando alguns membros da equipe possuem os documentos necessários em sua posseenquanto outros não.
Tomadoresde decisão se deparam com metas vinculadas ao tempo que precisam seralcançadas. Se uma decisão de negócios é feita com pressa e com dadosincompletos ou sem as informações necessárias de toda a equipe, isso pode levara uma perda em termos de receita, participação de mercado ou outros indicadoresde desempenho.
5. Perda deoportunidade para encantar os clientes
Quandosua equipe de atendimento ao cliente tiver todos os documentos que precisa emum único aplicativo, imagine a confiança deles em lidar com os problemas dosclientes. Porém, se os documentos tiverem que ser recuperados de um arquivo decaixa em outro canto do prédio, não espere que o cliente fique esperandopacientemente por muito tempo.
6. Perda dereputação
Algunspequenos lapsos nos níveis de atendimento ao cliente podem não ser muitoprejudiciais. Mas quando a política de gerenciamento de documentos de umaempresa (ou a falta dela) leva a um erro estratégico ou tático sério, isso poderesultar em danos à reputação da empresa. Isso pode comprometer a posição daorganização no mercado em longo prazo e ter um efeito cascata em outras áreasde operação.
7. Não cumprimento dosrequisitos legais
Você precisa armazenar diversos documentos por um prazo mínimo previsto na legislação, certo? Para facilitar o cumprimento desses requisitos legais, você pode optar por gerenciar documentos em formatos eletrônicos – que são facilmente criados, armazenados, modificados, compartilhados e transmitidos. Trata-se de uma ótima forma de evitar complicações legais por conta de falhas na gestão de documentos.
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