A sua empresa já utiliza uma solução em gestão de fluxos documentais? O MegaGED é uma plataforma digital que reúne todos os recursos necessários para um gerenciamento eficiente das informações em formato digital.
Trata-se de uma forma de ganhar mais controle sobre todos os documentos que circulam pela sua organização. Os dados podem ficar centralizados em uma única plataforma de fácil acesso para todos – incentivando a colaboração e aumentando a produtividade dos funcionários.
Para ajudá-lo a compreender o funcionamento do MegaGED, vamos tirar as principais dúvidas sobre essa solução em gestão de fluxos documentais!
Dúvidas frequentes sobre o MegaGED: solução em gestão de fluxos documentais
1. Quais são os principais benefícios de utilizar o MegaGED?
- Armazenamento dos documentos. O principal recurso do MegaGED é o armazenamento de todas as informações na nuvem. Em vez de acumular diversas gavetas repletas de documentos ou então encher vários HDs com informações, você possui a possibilidade de guardar todos os documentos sem se preocupar com isso.
- Facilidade na busca de informações. O MegaGED garante que todos os dados necessários fiquem armazenados de forma organizada e sejam encontrados rapidamente. Basta fazer uma pesquisa usando o nome do cliente, data de emissão, entre outras classificações usadas.
- Segurança das informações. O MegaGED possui um alto nível de segurança e diminui bastante as vulnerabilidades do armazenamento físico das informações. O acesso ao sistema é controlado rigorosamente e é possível configurar níveis de acesso às informações contidas no sistema.
- Acesso remoto. Você não precisa estar presente na empresa para ter acesso aos documentos armazenados. O MegaGED permite que você tenha acesso remoto a todas as informações – podendo acessá-las de qualquer dispositivo móvel.
- Aumento da produtividade. O MegaGED gera um aumento da produtividade na sua empresa. As tarefas passam a levar menos tempo de execução – gerando ganhos que impactam em toda a estrutura do negócio.
2. Quais são as principais funcionalidades do MegaGED?
O MegaGED é um software de gestão de documentos completo, contendo todos esses recursos e muito mais:
- Compartilhamento
- Central de Notificações
- Armazenamento em nuvem
- Indexação
- Manipulação de PDF
- Divisão por pastas com diferentes tipos de acesso
- Versionamento de documentos
- Trilha de Auditoria
- Fluxo Documental
- Aviso de Vencimento
- Busca Amigável
- Níveis de Acesso
- Controle de Acesso por Horário
- Controle de Acesso por IP
- Login por AD (Active Diretory)
3. Onde ficam armazenados os documentos?
Os documentos que são armazenados no MegaGED ficam guardados em uma nuvem nos servidores da Google Cloud, que traz aos usuários uma segurança e agilidade para acessá-los de qualquer dispositivo eletrônico.
4. O MegaGED avisa sobre os documentos vencidos?
No MegaGED o usuário possui uma central de notificações, onde documentos que estão com prazo de vencimento se aproximando geram um aviso, podendo também serem enviados por e-mail para que o usuário possa tomar decisões com muito mais agilidade e confiança.
5. Como o MegaGED otimiza a gestão de fluxos documentais?
O usuário pode criar os seus próprios parâmetros no MegaGED. Portanto, a gestão de fluxos documentais se torna mais simples com a criação de quantas pastas ou subpastas forem necessárias para moldar o organograma de sua empresa – com a opção de criar níveis de acesso para cada uma delas.
6. É possível restringir o acesso dos usuários?
Os usuários do MegaGED possuem uma segurança de acesso muito restrita. O administrador pode limitar o acesso ao MegaGED por uma faixa de horário ou conforme o nível de permissão de cada usuário.
7. As ações dos usuários são rastreáveis?
Com o MegaGED, o administrador tem a sua disposição a funcionalidade de auditoria, na qual as ações que são tomadas pelos usuários em cada documento possuem uma rastreabilidade muito segura.
8. É possível compartilhar arquivos?
O usuário MegaGED possui algumas formas de compartilhar arquivos. É possível compartilhar pastas ou arquivos com pessoas que não tenham acesso ao MegaGED, através de um link externo podendo ser enviado pelo Whatsapp, e-mail e redes sociais.
9. É possível controlar diversas edições do mesmo documento?
Os usuários do MegaGED têm a possibilidade de realizar o versionamento dos documentos, sendo assim, será possível armazenar e visualizar as diversas versões de mesmo documento, tendo a opção de restaurar uma versão anterior quando houver essa necessidade, tendo uma maior rastreabilidade de toda as edições do mesmo documento.
10. Como funciona a busca dos documentos armazenados no MegaGED?
O usuário MegaGED tem uma experiência de busca muito simples e intuitiva, uma vez que o usuário não precisa saber a localização do documento, pode pesquisar por tipos dos documentos, informações de indexação, data do documento, data do vencimento ou pelo proprietário do documento. Com poucos cliques o usuário localizará o documento com uma maior agilidade e eficiência – facilitando a gestão de fluxos documentais.
11. Como faço para automatizar o fluxo documental com o MegaGED?
O usuário tem a possibilidade de criar fluxos documentais para automatizar processos, quando for necessária aprovação de um determinado documento ou através de formulários dinâmicos, encaminhando-o automaticamente para a instância seguinte, de acordo com os parâmetros estabelecidos. Trazendo assim, uma maior agilidade e eficiência na tomada de decisões.
12. O MegaGED possui relatórios?
O software disponibiliza alguns tipos de relatório aos usuários, trazendo uma maior rastreabilidade e controle nas informações geradas pelo MegaGED. Todos os relatórios gerados podem ser exportados para um formato em PDF ou ainda para uma planilha .csv.
Ficou interessado em levar os recursos de gestão de fluxos documentais do MegaGED para a sua empresa? Entre em contato com a nossa equipe!
