Oarquivamento de documentos empresariais é um assunto que assusta muitosempresários e funcionários. Lidar com pilhas de papel desorganizados e perderum tempo precioso procurando pelas informações necessárias são situações que causamcalafrios em qualquer um. Mas você realmente entende as implicações que issopode ter nos negócios?
Oarquivamento é um processo vital de gerenciamento de registros com o qual asempresas e seus funcionários devem estar familiarizados. As consequências denão entender os processos de arquivamento da sua empresa podem causar sériosproblemas no futuro.
Nesteartigo vamos entender melhor a importância do arquivamento de documentosempresariais. Confira.
O que éarquivamento de documentos empresariais?
Oarquivamento é o processo pelo qual as informações, em qualquer formato, sãoarmazenadas com segurança por longos períodos de tempo. Essas informações podem– ou não – ser usadas novamente no futuro, mas, mesmo assim, devem serarmazenadas até o final de seu cronograma de retenção.
Deve-seenfatizar que os dados arquivados podem ser ativados novamente, pois aimplicação de não ser possível acessar informações novamente às vezes dissuadeas empresas de arquivar seus registros. As informações ainda devem estarprontamente disponíveis, se necessário, a curto prazo.
Osdados arquivados podem ser armazenados em vários formatos diferentes, em umavariedade de dispositivos. Além disso, eles podem ter as mais variadasfinalidades: documentos contábeis, contratos de clientes, documentos decirculação interna, entre outras.
A importância doarquivamento eficaz
Oarquivamento é de vital importância para o gerenciamento de informações e podedar às empresas maior controle sobre seus processos de informações.
Àmedida que a empresa cresce, ela cria mais dados – dados que precisam sermeticulosamente gerenciados e monitorados para serem utilizados adequadamente.Manter o controle desses dados pode ser problemático para empresas que nuncainstalam um sistema de arquivamento.
Osdados que não são arquivados são mais difíceis de localizar, proteger edisseminar adequadamente se armazenados em um ambiente local – como o laptop deum funcionário – e, portanto, ficarão inacessíveis para outros usuários. Issoacabará afetando negativamente as funções de negócios e a produtividade dosfuncionários.
Os 4 principaisbenefícios do arquivamento de documentos empresariais
1. Impedir perda dedados
Asinformações que não foram arquivadas em um repositório central e seguro podemser perdidas para sempre. As chances de um funcionário excluir ou extraviar umarquivo acidentalmente são pequenas, mas isso acontece. Em alguns casos, osespecialistas em recuperação de dados podem recuperar essas informações, mas éprovável que demore algum tempo, custe muito e raramente é 100% exato.
Osdados arquivados permitem que os funcionários recuperem as informações debackup independentemente, sem precisar contar com a experiência de terceiros.
2. Cumprimento dasobrigações legais
O arquivamento também é importante por razões legais. Muitas empresas descartam acidentalmente os documentos que legalmente deveriam manter.
Um sistema de arquivamento eficaz garantirá que as agendas de retenção específicas da empresa sejam cumpridas, independentemente do conhecimento de cada funcionário sobre essas agendas. Com a digitalização de documentos fiscais e contábeis, as autoridades conseguem realizar auditorias de forma mais eficiente, podendo levar a multas pesadas e outras penalidades.
3. Aumentar asegurança
Oarquivamento também é importante por motivos de segurança, especialmente nomomento em que ataques cibernéticos e violações de dados estão se tornando maisfrequentes.
Aoarquivar documentos com segurança, as empresas podem acompanhar as informaçõese aumentar a proteção de terceiros não autorizados. Até as empresas maiscautelosas agora são alvo de hackers muito hábeis.
Registrosem papel em circulação aberta podem ser facilmente retirados de escritórioslotados ou furtados por pessoas mal intencionadas. Um sistema confiável dearquivamento externo reduzirá esse risco avisando a equipe sênior quando houverfalta de arquivos.
4. Produtividadeinterna
Quando feito corretamente, o arquivamento de documentos empresariais facilita todo o gerenciamento das informações internas necessárias para o desenvolvimento das atividades da empresa. Em vez de perder tempo gerenciando ou procurando por documentos, os funcionários conseguem acessar as informações com praticidade – ganhando um tempo precioso que gera um aumento da produtividade.
Você já conhecia a importância do arquivamento de documentos empresariais? Como a sua empresa lida com esse processo? Deixe o seu comentário
