Um bom número de empresas adotou a era digital e está deixando de usar o papel. A tecnologia tornou-se acessível para empresas e consumidores – e isso tornou a vida mais fácil, rápida e precisa. Mas será que sua empresa precisa de assinatura digital em suas operações?
Uma área da tecnologia digital que ainda não foi totalmente adotada no mundo dos negócios é o uso de soluções de assinatura digital. Hoje, até mesmo algumas das maiores corporações do mundo ainda contam com a assinatura tradicional de caneta e papel.
O que muitas empresas não percebem é que o processo de impressão, digitalização e envio manual de papéis não é apenas complicado, mas também caro e demorado. Também pode impactar a imagem de uma empresa e a experiência do cliente.
Quer entender por quais motivos sua empresa precisa de assinatura digital? Então vamos lá!
O que são assinaturas digitais?
Uma assinatura digital é uma assinatura eletrônica baseada em métodos criptográficos de autenticação do originador, computada usando um conjunto de regras e um conjunto de parâmetros para que a identidade do signatário e a integridade dos dados possam ser verificados.
Em outras palavras, uma assinatura digital é como uma impressão digital; é exclusivo para um indivíduo ou instituição. Quando você adiciona sua assinatura digital a um documento, um terceiro confiável conhecido como Autoridade Certificadora (AC) atua como notário e verifica sua identidade.
Por que sua empresa precisa de assinatura digital?
1. As assinaturas digitais são mais precisas
As ferramentas avançadas usadas em assinaturas digitais garantem que todos os formulários de um documento sejam preenchidos corretamente e apenas os lugares certos sejam assinados. Ou seja, essa tecnologia pode ajudá-lo a preencher formulários fiscais ou inserir dados de cartão de pagamento online com precisão.
A precisão também significa zero erros e você não terá que sentar e começar a editar formulários, identificar os erros e enviá-los de volta para correção. Isso também melhora o fluxo de trabalho.
2. Mais segurança nas operações digitais
A insegurança cibernética é uma ameaça para um grande número de tecnologias digitais. No entanto, as assinaturas digitais permanecem seguras e livres de ataques cibernéticos. Elas são, na verdade, mais seguras do que o modo tradicional de assinatura.
As assinaturas digitais são bastante seguras porque não contêm apenas uma assinatura, mas também informações rastreáveis. Essas informações podem revelar quem assinou o documento, quando foi assinado e onde o documento foi assinado.
3. Redução dos custos relacionados ao papel
Com as assinaturas tradicionais, sua empresa tem que definir um orçamento para tintas, toners, papelaria, papéis de impressão, arquivos e espaço de armazenamento suficiente para os registros. Outros custos incluem um sistema de supressão de incêndio e a mão de obra necessária para preparar e manusear os documentos corretamente.
No entanto, se a empresa depender de tecnologia digital, os custos de preparação, assinatura, manuseio e armazenamento de documentos são significativamente menores do que os do sistema em papel.
O papel, como todos sabemos, é feito de árvores, portanto, o aumento do uso de papel também não é bom para o meio ambiente. Cortar todos os custos relacionados ao papel em sua empresa está permitindo que ela seja ecologicamente correta. Se você tem consciência ecológica, adotar assinaturas digitais em sua empresa é a sua maneira de salvar o meio ambiente.
Usar assinaturas digitais significa ficar totalmente online e sem papel. O dinheiro que você economiza com isso pode ser usado para levar seu negócio a outro nível. As empresas estão constantemente procurando maneiras de reduzir custos e economizar dinheiro. Por que não usar esta oportunidade para economizar dinheiro?
4. Simples, intuitiva e conveniente
As assinaturas digitais são bastante simples e fáceis de usar. Com alguns sistemas, tudo o que você precisa fazer é carregar um documento, declarar seus signatários e destinatários e entregar um link seguro ao destinatário. Assim que o destinatário assinar o documento, o processo estará concluído. Qualquer pessoa que puder abrir um link e clicar em um botão pode usar assinaturas eletrônicas. É muito fácil.
O mundo dos negócios está disperso e até mesmo pequenas empresas e negócios locais lidam com diversos clientes, parceiros e fornecedores em diferentes estados, cidades e países. Essas assinaturas possuem um sistema centralizado que permite autenticação remota. Isso os torna uma solução mais conveniente do que enviar por correio, imprimir ou digitalizar documentos.
Você já conhecia todos esses motivos que indicam que sua empresa precisa de assinatura digital? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Deixe o seu comentário!
