Atarefa de preservação de documentos digitais tem o objetivo de manter asinformações seguras e acessíveis para as pessoas interessadas. Em longo prazo,são várias as aplicações desses processos – incluindo o cumprimento de obrigaçõeslegais, elaboração de relatórios gerenciais e a continuidade do trabalhodesenvolvido internamente.
Com aevolução digital que vivemos, há cada vez mais conteúdos digitais nativos emais tecnologias digitais, que devem ser usadas para cumprir a obrigação depreservar bibliotecas e informações, garantindo os seguintes atributos:autenticidade, confiabilidade, legibilidade e funcionalidades. A evoluçãotécnica da preservação digital fez com que nossa capacidade de gerenciarregistros aumentasse exponencialmente ao longo do tempo, enquanto a longevidadedo material digital usado para a preservação de documentos diminuiu na mesmavelocidade.
Se asua empresa passa por mudanças na preservação de documentos digitais, saiba quetoda a ciência da arquivologia passa por um processo semelhante. Neste artigovamos abordar o que você precisa saber sobre o assunto.
Os desafios da eradigital
A preservação de documentos sempre foi uma grande preocupação. Desde o surgimento dos primeiros registros escritos, iniciou-se uma busca por formas eficientes de proteger as informações contra agentes externos – como incêndios, inundações e outros acidentes.
Com apreservação de documentos digitais, esses problemas podem ser minimizados.Todos os dados ficam guardados em formato eletrônico em um banco de dados nanuvem. Dessa forma, eles ficam menos vulneráveis a imprevistos – aumentando asegurança.
Porém,ainda existem alguns pontos que merecem atenção na preservação de documentosdigitais:
- A confiabilidade e a integridade dasinformações. Como a preservação de registros de informações em formatosdigitais não é feita em um formato de preservação fixo, os dados podem serfacilmente reproduzidos, alterados ou excluídos – o que pode resultar em umaavaliação de risco desfavorável do programa de preservação.
- A obsolescência da mídia digital. Com arápida evolução da tecnologia, é preciso fazer uma análise sobre a necessidadede manter a mídia física original ou renová-la em uma determinada frequênciapara acompanhar as novas tendências.
- Usabilidade para os usuários. Existe a necessidadede os usuários saberem usar tecnologias sucessivas e sistemas de gerenciamentode preservação e acesso. Caso contrário, as informações podem se tornar menosacessíveis.
Entretanto,precisamos considerar que a arquivologia se ocupa da preservação de grandesbancos de dados – sejam eles públicos ou privados. Para uma organizaçãoempresarial esses desafios são enfrentados em menor escala. É possível aplicara tecnologia e promover adaptações às novas tendências conforme elas surgem –sempre prezando pela continuidade das operações e pela segurança.
Quais recursosserão preservados?
Doponto de vista organizacional, os registros eletrônicos têm três funçõesfundamentais:
- Operacional. Os registros eletrônicos sãoa base das operações usuais da organização. Nesta fase, o uso de tecnologias éintensivo para permitir o desenvolvimento mais eficiente e eficaz do trabalho.
- Responsabilidade organizacional. Asorganizações demonstram sua aderência à estrutura normativa e legislativa pormeio de registros eletrônicos e informações digitais autênticas e completas,que são armazenadas em software que garantem a preservação segura dasbibliotecas digitais e sua acessibilidade em longo prazo.
- Arquivo histórico. Documentos que foramconsiderados valiosos ou importantes o suficiente para serem conservados alongo prazo, documentam o histórico corporativo da organização e devem sermantidos como coleção digitalizada e migrados entre plataformas tecnológicasque garantem sua integridade.
Como fazer apreservação de documentos digitais?
Mas,afinal, como você pode fazer a preservação de documentos digitais comeficiência?
A solução está em encontrar a tecnologia adequada para ajudá-lo. Com um software de gestão eletrônica de documentos você garante que todos os documentos da sua empresa fiquem armazenados em uma mesma plataforma.
Dessa forma, torna-se mais fácil guardar e gerenciar todas as informações que circulam pela sua organização diariamente. Além disso, as informações ficam mais seguras e acessíveis para as pessoas autorizadas – promovendo um aumento da produtividade interna.
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