Umbom sistema de gestão documental para cooperativas pode gerar benefíciosincríveis nas operações do seu negócio. Os documentos, eletrônicos ou em papel,são um componente essencial de praticamente qualquer organização. Mas ogerenciamento de todas essas informações pode se tornar um desafio.
Amelhor forma de minimizar as complicações da gestão de documentos e aumentar aeficiência interna é buscar o auxílio da tecnologia. Um sistema de gestãodocumental para cooperativas vai ajudá-lo a capturar, armazenar e recuperar documentosem formato eletrônico – fornecendo vários benefícios.
Nesteartigo vamos entender quais são os 6 principais benefícios de usar um sistemade gestão documental para cooperativas. Confira.
Principaisbenefícios de um sistema de gestão documental para cooperativas
1. Espaço dearmazenamento reduzido
Armazenar pilhas de documentos em papel está ficando no passado. Uma solução de gestão documental para cooperativas pode reduzir a necessidade de armários, caixas e gavetas de armazenamento – liberando um espaço precioso no escritório. Todas essas informações podem ser migradas para o formato digital com facilidade.
2. Segurançaaprimorada
Asegurança dos documentos é vital para uma cooperativa. E uma solução digitalfornece mais controle sobre documentos sigilosos. O acesso aos documentos podeser gerenciado de acordo com o nível de acesso dos usuários. Além disso, asinformações ficam salvas na nuvem com um alto nível de segurança.
3. Agilidade narecuperação de dados
Abusca e a recuperação de documentos podem consumir muito tempo. E um sistema degestão documental para cooperativas pode ser uma ferramenta poderosa e queeconomiza tempo. Torna-se possível pode recuperar arquivos por umapalavras-chave, categorias ou outros critérios de classificação.
Alémdisso, um sistema digital também oferece a oportunidade de acessar documentosremotamente. Enquanto houver conexão à internet, os documentos poderão seracessados de praticamente qualquer lugar.
4. Melhorcolaboração
Comum software de gestão documental para cooperativas, o compartilhamento e acolaboração de informações podem ser muito mais fáceis. Documentos capturadosde diferentes fontes podem ser acessados de vários locais. Também é possívelter maior visibilidade sobre os processos de negócios e otimizar omonitoramento do fluxo de trabalho.
Umsistema digital também oferece controle de versão, que permite a recuperação deversões mais antigas do mesmo documento, se necessário. Esse recurso éimportante se várias partes trabalharem no mesmo documento e houver alteraçõesfeitas com frequência.
5. Proteção contradesastres
Qualquer solução de gerenciamento de documentos deve incluir um plano de backup de dados e proteção contra desastres. Com o arquivamento digital como backup, os documentos são protegidos contra incêndio, inundação e outros desastres.
Alémdisso, como os documentos digitalizados são armazenados centralmente, eles nãopodem ser perdidos ou extraviados após a visualização. É menos provável que osdocumentos sejam arquivados incorretamente e, se houver, são mais fáceis de localizarcom a indexação cruzada. Os documentos podem ser digitalizados e arquivados noponto de entrada no sistema.
6. Ganhosintangíveis
Além de todos os benefícios que acabamos de ressaltar ao longo deste artigo, um sistema de gestão documental para cooperativas também inclui alguns benefícios intangíveis – como flexibilidade, tranquilidade sobre a segurança das informações e redução de estresse na equipe.
O tempo é valioso e o tempo economizado é um benefício muito valioso proporcionado pela tecnologia, que muitas vezes se traduz diretamente em maior produtividade. A recuperação de documentos mais rápida e eficiente pode aumentar o moral da equipe e aumentar a satisfação do cliente. Além disso, as soluções de gerenciamento de documentos são escalonáveis para atender às necessidades de qualquer cooperativa.
Sistemas de gerenciamento de documentos podem trazer muitos benefícios para você e sua cooperativa. Quer conhecer melhor todas as funcionalidades que você pode explorar? Então conheça o MegaGED – o software de Gestão Eletrônica de Documentos com melhor custo-benefício do Brasil.
