Você sabia que as assinaturas digitais se tornaram grandes aliadas das empresas durante a pandemia do COVID-19?
À medida que as empresas encontram maneiras de se ajustar à nova realidade, tem havido uma demanda crescente por uma forma sem contato de enviar e receber documentos, garantindo a segurança e proteção para todos.
Digitalizar com precisão o conteúdo é importante durante esse período e à medida que experimentamos os efeitos do COVID-19. A maioria das empresas está procurando métodos mais eficazes e eficientes de assinatura e gestão de documentos.
Neste artigo vamos entender melhor como as assinaturas digitais ajudam as empresas durante o COVID-19. Confira!
As assinaturas digitais maximizam a eficiência do trabalho
Hoje em dia, os documentos podem ser processados com muito mais facilidade, graças às assinaturas digitais. Eles criptografam dados com eficácia com códigos digitais exclusivos que são difíceis de replicar, duplicar ou comprometer. O processo protege virtualmente qualquer forma de conteúdo online – de e-mails a pedidos online. Isso é o que constitui uma assinatura digital forte e os benefícios são predominantes.
As assinaturas digitais desempenham um papel importante na maximização da eficiência do trabalho ao trabalhar em casa. O uso de assinaturas digitais economiza tempo, reduz custos e fornece eficiência no fluxo de trabalho de documentos. Os funcionários não precisam mais ir ao escritório para obter as assinaturas exigidas; eles podem usar assinaturas digitais, cujo processo requer apenas alguns cliques e, muitas vezes, alguns minutos.
Além disso, as assinaturas digitais tornam mais fácil para as empresas economizar dinheiro nos casos em que os documentos digitais são aceitos. Tinta e papel tradicionais não são mais necessários para assinar um contrato. As assinaturas digitais garantem melhor eficiência no trabalho sem atrasos desnecessários.
As assinaturas digitais ajudam a aumentar a produtividade no trabalho
Veja quais são as principais vantagens das assinaturas digitais:
- Garantem que o documento é autêntico e vem de uma fonte legítima
- Garantem a integridade dos dados e prova que a informação não foi comprometida
- A identidade do signatário é verificada por uma organização confiável (Autoridade de Certificação)
- Criam um selo inviolável no conteúdo do documento
- Os carimbos de data / hora incorporados são confiáveis e oferecem suporte a registros de auditoria e não repúdio
Mover o processo de assinatura digital para a nuvem é tudo o que é necessário para construir assinaturas legais e compatíveis. Para isso, muitas empresas buscam plataformas que fornecem a possibilidade de gerenciar seus documentos e assiná-los digitalmente.
Como as assinaturas digitais ajudam durante a pandemia
As assinaturas digitais fornecem uma experiência melhor para funcionários e clientes, em casa ou no escritório. Elas fornecem a conveniência de assinar documentos importantes onde quer que o cliente ou o signatário esteja localizado. As assinaturas digitais permitem que o remetente autentique os detalhes do arquivo, além de garantir que ele não possa ser alterado em trânsito. Os funcionários também não precisam mais esperar a visita do cliente ao escritório para enviar os documentos exigidos.
Outro benefício é a validade legal das assinaturas digitais. Por exemplo, as assinaturas digitais são legalmente admissíveis e ajudam a cumprir os regulamentos do poder público. As assinaturas digitais fornecem autenticidade e garantem que a assinatura seja verificada.
MegaGED: a melhor maneira de gerenciar arquivos digitais
Além de assinar os documentos digitalmente, é fundamental otimizar o processo de gerenciamento dos arquivos digitais, certo?
Se você deseja implementar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos em seu negócio, você precisa conhecer o MegaGED. Essa é uma plataforma digital que reúne todos os recursos necessários para um gerenciamento eficiente das informações em formato digital.
Veja quais são os principais recursos do MegaGED que vão ajudá-lo a entrar na era digital:
- Armazenamento dos documentos. O principal recurso do MegaGED é o armazenamento de todas as informações na nuvem. Em vez de acumular diversas gavetas repletas de documentos ou então encher vários HDs com informações, você possui a possibilidade de guardar todos os documentos sem se preocupar com isso.
- Facilidade na busca de informações. O MegaGED garante que todos os dados necessários fiquem armazenados de forma organizada e sejam encontrados rapidamente. Basta fazer uma pesquisa usando o nome do cliente, data de emissão, entre outras classificações usadas.
- Segurança das informações. O MegaGED possui um alto nível de segurança e diminui bastante as vulnerabilidades do armazenamento físico das informações. O acesso ao sistema é controlado rigorosamente e é possível configurar níveis de acesso às informações contidas no sistema.
- Acesso remoto. Você não precisa estar presente na empresa para ter acesso aos documentos armazenados. O MegaGED permite que você tenha acesso remoto a todas as informações – podendo acessá-las de qualquer dispositivo móvel.
- Automação de tarefas manuais. O MegaGED gera um aumento da produtividade na sua empresa. As tarefas passam a levar menos tempo de execução – gerando ganhos que impactam em toda a estrutura do negócio.
Você já conhecia a importância das assinaturas digitais? Sua empresa está pronta para entrar na era digital da gestão de documentos? Então visite nossa página e conheça melhor as funcionalidades do MegaGED.
